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Seguro de vida para personas clave: ¿necesita una empresa el consentimiento del empleado?

Conforme al IRC § 101(j), un contrato de seguro de vida propiedad del empleador puede acogerse a ciertas excepciones al límite de la exclusión fiscal solo si el empleado recibe un aviso por escrito y da su consentimiento por escrito antes de que se emita el contrato. Sin ellos, el beneficio por fallecimiento podría no gozar de la exclusión total del impuesto sobre la renta. Esta página explica la norma en palabras sencillas, para propietarios de negocios y para empleados que recibieron un formulario.

Respuesta breve: ¿cuándo se requiere el consentimiento por escrito del empleado?

El consentimiento por escrito es necesario cuando una empresa es propietaria de una póliza de seguro de vida sobre un empleado y desea que el beneficio por fallecimiento quede excluido del ingreso conforme a la norma de seguros propiedad del empleador. La norma es una norma fiscal. Si una empresa puede contratar una póliza sobre la vida de una persona clave depende de los hechos del caso y de las reglas que le sean aplicables.

Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, se encarga del aspecto de la póliza. Las cuestiones fiscales corresponden a la práctica contable de la firma. El seguro se ofrece a través del agente con licencia, por separado de la práctica contable.

La cuestión del consentimiento es importante porque determina cómo se trata el beneficio por fallecimiento a efectos fiscales.

La norma federal de aviso y consentimiento para seguros de vida propiedad del empleador

La norma establece que el beneficio por fallecimiento permanece totalmente excluido del ingreso solo cuando se cumplen los requisitos de aviso y consentimiento. El Congreso añadió la norma de informes relacionada en 2006 (IRC § 6039I).

Conforme al IRC § 101(j), el monto excluido del ingreso no puede superar las primas y otros montos que pagó el tenedor de la póliza. En el caso de un contrato de seguro de vida propiedad del empleador en el que se cumplan los requisitos de aviso y consentimiento del IRC § 101(j)(4), el límite del § 101(j)(1) no se aplica a ciertos montos enumerados, como los montos recibidos por el fallecimiento de un asegurado que, respecto de un tenedor de póliza aplicable, cumpla las pruebas de condición del § 101(j)(2)(A).

Dos términos en lenguaje sencillo ayudan a entender esto. Una póliza propiedad del empleador es aquella que la empresa posee y paga. Un empleado clave es aquel cuya pérdida causaría un perjuicio financiero a la empresa. El Insurance Information Institute explica que el seguro para personas clave compensa a una empresa por las pérdidas financieras causadas por el fallecimiento o la incapacidad de un empleado clave.

La norma también tiene excepciones. Cuáles se aplican depende de los hechos.

Lo que deben cubrir el aviso y el consentimiento del empleado

El aviso y el consentimiento deben constar por escrito y estar fechados antes de que se emita la póliza.

• Aviso de intención. Se informa por escrito al empleado que la empresa tiene la intención de asegurar la vida del empleado. El empleado también conoce el monto nominal máximo (la suma asegurada) por el que podría quedar asegurado.
• Consentimiento por escrito. El empleado da su consentimiento por escrito para quedar asegurado bajo el contrato.
• Cobertura continuada. El consentimiento establece que la cobertura podría mantenerse después de que el empleado deje el puesto de trabajo.
• Divulgación del beneficiario. Se informa por escrito al empleado que la empresa será beneficiaria de cualquier beneficio por fallecimiento.

Estos puntos provienen del lenguaje de aviso y consentimiento del IRC § 101(j).

La conservación de registros sigue a la póliza. Cada año, un tenedor de póliza aplicable que sea propietario de uno o más contratos de seguro de vida propiedad del empleador presenta una declaración. En ella informa si se obtuvo un consentimiento válido de cada empleado asegurado o cuántos empleados asegurados no dieron su consentimiento. El propietario también debe conservar registros.

¿Puede una empresa asegurar a un empleado sin que el empleado lo sepa?

Conforme al IRC § 101(j), la exclusión del impuesto sobre la renta del beneficio por fallecimiento de una póliza propiedad del empleador se limita, en general, a las primas y otros montos que pagó el empleador, a menos que el empleado reciba un aviso por escrito y dé su consentimiento por escrito antes de que se emita la póliza y se aplique una de las excepciones enumeradas en el § 101(j)(2).

Una póliza contratada sin ese aviso no cumple los requisitos de aviso y consentimiento. En ese caso, la exclusión del beneficio por fallecimiento se limita a las primas y otros montos pagados. El IRC § 101 establece: “(1) Regla general. En el caso de un contrato de seguro de vida propiedad de un empleador, el monto excluido del ingreso bruto de un tenedor de póliza aplicable en virtud del párrafo (1) de la subsección (a) no excederá una cantidad igual a la suma de las primas y otros montos pagados por el tenedor de póliza por el contrato.”

Un error frecuente es firmar el formulario del empleado después de que la póliza ya fue emitida. La norma se fija en el momento en que se realizan los trámites.

El resultado fiscal depende de cómo se documenten la póliza y los avisos. La práctica contable de la firma puede revisar el aspecto fiscal, y el agente con licencia puede revisar el aspecto de la póliza.

¿Quién es el beneficiario y para qué sirve el seguro para personas clave?

Normalmente, la empresa es la beneficiaria de una póliza para personas clave. Su propósito es ayudar a la empresa a gestionar la pérdida financiera vinculada al fallecimiento o la incapacidad de un empleado clave.

La empresa recibe el beneficio por fallecimiento y decide cómo utilizarlo. Debe informarse por escrito al empleado que la empresa será la beneficiaria.

El consentimiento firmado por el empleado también debe abordar la cobertura después de terminada la relación laboral. Una póliza puede continuar más allá del tiempo que el empleado pasa en la empresa solo si el consentimiento y las condiciones de la póliza lo permiten. Nuestra página sobre seguro para personas clave cuando un empleado deja la empresa trata esta cuestión con más detalle.

Si le pidieron firmar un formulario de consentimiento: próximos pasos

Si le entregaron un formulario de consentimiento, léalo antes de firmar. Puede ser el empleado que recibió el formulario o el propietario que quiere que la documentación sea correcta. En cualquier caso, tómese su tiempo y haga preguntas claras.

Revise cuatro puntos antes de firmar:

1. ¿Quién es el propietario de la póliza?
2. ¿Quién es el beneficiario?
3. ¿Cuál es la suma asegurada nominal?
4. ¿El consentimiento indica que la cobertura puede continuar después de terminada la relación laboral?

Si alguna respuesta no está clara, lleve el formulario a una revisión de su caso. Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, puede revisar con usted el aspecto de la póliza. El equipo de la firma puede analizar el aspecto fiscal a través de la práctica contable, que es independiente. Para solicitar una revisión de su caso, visite nuestra página de contacto.

¿Cuándo es importante el aviso en los seguros de vida propiedad del empleador?