Revise su seguro de persona clave, paso a paso

Revisión de su caso de seguro de persona clave: paso a paso

Una revisión de su caso de seguro de persona clave es un proceso paso a paso que comienza con su primera reunión y termina con un resumen por escrito. Esta guía explica cada paso en orden: quién lo realiza, qué necesita y qué sigue. El seguro de persona clave es un seguro de vida que una empresa contrata sobre la vida de un propietario o empleado cuya muerte le causaría a la empresa una pérdida financiera. NR CPAs & Business Advisors es una firma de CPA en Miami. El seguro se ofrece por medio del agente con licencia, por separado de la práctica de contabilidad. Los propietarios de empresas en Miami, Fort Lauderdale, West Palm Beach, Orlando, Tampa y Jacksonville pueden usar esta guía como lista de verificación antes de su primera llamada.

Qué cubre una revisión de su caso de seguro de persona clave

Una revisión de su caso es la primera reunión de la firma sobre el seguro de persona clave, y conduce a un resumen por escrito. La revisión no le exige comprar una póliza.

Así funciona el seguro de persona clave. La empresa es dueña de una póliza de seguro de vida sobre una persona cuya muerte perjudicaría a la compañía. Esa persona puede ser un propietario, un ejecutivo o un trabajador con conocimientos clave o vínculos con clientes. Por lo general, la empresa es a la vez el propietario y el beneficiario, y la persona clave es el asegurado. El Insurance Information Institute explica que esta cobertura compensa a una empresa por las pérdidas financieras causadas por la muerte o la incapacidad de un empleado clave.

Nuestro equipo se encarga de las cuestiones empresariales y fiscales. Un agente de seguros con licencia se encarga de la parte del seguro. Para obtener información general sobre los tipos de póliza y sus usos, lea nuestra guía sobre el seguro de persona clave.

Paso 1: La primera llamada y la recepción inicial

El paso 1 comienza cuando usted se comunica con la firma. Un miembro de nuestro equipo reúne datos básicos sobre su empresa y define el siguiente paso.

Quién: Usted y nuestro equipo. Qué se necesita: El nombre de la empresa, el tipo de entidad, el estado en que se constituyó, el número de propietarios y el motivo de su consulta, como un requisito de un prestamista o un acuerdo de compraventa entre socios. Qué sigue: Programamos la revisión de su caso y le indicamos los documentos que debe reunir.

El seguro sigue una regla adicional. La ley de Florida exige que un agente deje claro a los posibles asegurados que actúa como agente de seguros para productos de seguro y aseguradoras identificadas (Fla. Stat. § 626.9531). El seguro se ofrece por separado de la práctica de contabilidad.

Paso 2: Reunión de documentos de la empresa y de la propiedad

El paso 2 consiste en reunir los papeles que muestran quién es dueño de la empresa y qué debe. Traiga copias firmadas cuando las tenga.

Quién: Usted reúne los documentos. Nuestros asistentes y el personal de oficina le ayudan a organizarlos. Documentos que debe traer: Artículos de organización o de incorporación, el acuerdo operativo o los estatutos, una lista actualizada de propietarios con sus porcentajes y los estados financieros o las declaraciones de impuestos más recientes. Si los tiene: El acuerdo de compraventa firmado o el contrato de préstamo, incluido el método de valoración y cualquier condición de garantía personal.

Un error común es presentar borradores, resúmenes o correos electrónicos en lugar de los acuerdos firmados. Un borrador muestra un plan, pero puede no reflejar lo que todos acordaron realmente. Envíe los documentos completos, no extractos. Las páginas faltantes retrasan la revisión.

Qué sigue: El equipo revisa los papeles para confirmar la propiedad e identificar qué obligaciones dependen de la vida de una persona clave.

Paso 3: Identificación de la persona clave y su valor

El paso 3 identifica a cada persona clave y explica por qué la empresa depende de ella. Esta es la primera lista real que usted elaborará.

Quién: Usted y el agente con licencia analizan juntos cada función. Qué se necesita: El cargo de cada persona, sus responsabilidades, su compensación y los ingresos o contratos vinculados a ella. Qué sigue: Una lista de trabajo de personas clave, con el motivo por el que se incluye cada una.

Mantenga separadas dos preguntas. La primera pregunta cuánto importa una persona para la empresa. La segunda pregunta cuánta cobertura podría querer la empresa. Las revisamos por separado. Que una persona tenga mucho valor no significa automáticamente que la póliza deba ser de un monto grande.

Evite incluir a todos como personas clave. Una lista breve y específica hace que los pasos siguientes sean más claros y fáciles de seguir.

Paso 4: Verificación del interés asegurable

El paso 4 verifica si la empresa tiene un interés legal en la vida de cada persona clave antes de considerar una póliza.

La ley de Florida establece que nadie puede contratar un seguro sobre la vida de otra persona, a menos que el beneficio sea para esa persona o para alguien con un interés asegurable en el momento de celebrar el contrato (Fla. Stat. § 627.404). Según la ley de Florida, una entidad empresarial tiene un interés asegurable en la vida, el cuerpo y la salud de cualquiera de los propietarios, directores, funcionarios, socios y administradores de la entidad empresarial o de cualquier afiliada o subsidiaria de la entidad, o de los empleados o personas clave de la entidad empresarial o de su afiliada o subsidiaria, siempre que se obtenga el consentimiento por escrito de los empleados o personas clave antes de contratar el seguro (Fla. Stat. § 627.404). Ese interés requiere el consentimiento por escrito de la persona clave antes de que se contrate el seguro. La empresa no puede tomar represalias contra una persona clave que se niegue a dar su consentimiento.

El interés asegurable no necesita existir después de que comience la cobertura. En las pólizas individuales, la persona asegurada, si tiene capacidad legal para contratar, debe solicitar el contrato y sus condiciones o dar su consentimiento por escrito a ellos antes de su celebración o en ese momento; esto no se aplica a un contrato de funeraria prepagado, a un seguro de vida colectivo ni a un seguro colectivo o global de accidentes, salud o incapacidad. Además, una persona con interés asegurable en un menor de 15 años puede obtener una póliza sobre ese menor.

Quién: El agente con licencia verifica a cada persona clave frente al interés financiero de la empresa. El CPA revisa los registros que respaldan ese interés. Qué se necesita: Registros financieros y documentos que muestren lo que la empresa perdería o lo que debe. Qué sigue: Una lista clara de quién cumple los requisitos y de quién necesita más documentación.

Paso 5: Revisión de las condiciones del prestamista y del acuerdo de compraventa

El paso 5 ajusta los montos y los plazos de la cobertura a cualquier préstamo u obligación de compraventa que tenga la empresa. Estas condiciones suelen determinar el tamaño de la póliza.

Un prestamista puede exigir una cobertura de persona clave. Un acuerdo de compraventa entre socios puede usar un seguro de vida para ayudar a financiar la compra de la participación de un propietario fallecido. La ley de Florida también establece que una parte individual en un contrato para comprar o vender una participación en una entidad empresarial tiene un interés asegurable en la vida de cada una de las otras partes. Ese interés asegurable se aplica solo a ese contrato.

Quién: Revisamos con usted las cláusulas del préstamo, las garantías y las condiciones de financiamiento del acuerdo de compraventa. Qué se necesita: Los documentos del préstamo y del acuerdo de compraventa, el monto y el plazo de cada obligación, y cualquier calendario de valoración o de pagos. Qué sigue: Una lista de montos y plazos requeridos que deben abordar los diseños de la póliza.

Para más información sobre cómo se relacionan estos dos acuerdos, consulte nuestra página sobre el seguro de acuerdo de compraventa entre socios.

Paso 6: Comparación de diseños de pólizas

El paso 6 compara los diseños de seguro temporal y de vida entera con los montos y plazos del paso 5. El objetivo es una visión clara lado a lado.

El seguro de vida temporal cubre un período determinado. El seguro de vida entera incluye un componente de valor en efectivo. Los dividendos, cuando se ofrecen, no están garantizados, por lo que la revisión los muestra por separado de los valores garantizados. Cualquier ilustración de crecimiento o de intereses muestra sus limitaciones con igual énfasis.

También compare el período de pago de la prima, la duración de la cobertura y lo que ocurre si la póliza se cancela o caduca. La ley de Florida exige que todo contrato de seguro conceda al menos 30 días para pagar cualquier prima después de la primera (Fla. Stat. § 627.453). El período de gracia no sustituye el pago puntual: la aseguradora puede cobrar intereses de hasta el 8 % anual por los días de gracia utilizados, y si surge un siniestro durante el período de gracia antes de que se pague la prima vencida (o cualquier prima diferida del año de póliza en curso), esas primas, con intereses de hasta el 8 % anual, pueden deducirse del pago de la indemnización.

Si un agente de seguros recomienda el rescate de una anualidad o de una póliza de seguro de vida que tenga valor en efectivo, y no recomienda usar los fondos del rescate para financiar o adquirir otra anualidad o póliza de seguro de vida, el agente debe proporcionar información por escrito sobre la póliza antes de que se formalice el rescate. Esa información incluye, entre otros aspectos, el monto de cualquier cargo estimado por rescate, la pérdida de cualquier garantía de tasa de interés mínima, la posibilidad de consecuencias fiscales, el monto de cualquier beneficio por muerte perdido y la descripción de cualquier otra garantía de rendimiento de inversión que se pierda como resultado de la operación. El agente debe conservar una copia de la información y la fecha en que se entregó al propietario (Fla. Stat. § 627.4553). Reemplazar una póliza por otra es una decisión que conviene revisar con cuidado antes de tomarla.

Quién: El agente con licencia. Qué sigue: El agente con licencia indica la aseguradora y el formulario de póliza de cualquier póliza específica que se analice, y los diseños pasan al paso 7.

Paso 7: La visión del CPA sobre impuestos y flujo de caja

El paso 7 muestra cómo las primas, la propiedad y los beneficios de la póliza pueden afectar los impuestos y el flujo de caja de la empresa. La respuesta depende de los hechos.

La ley federal generalmente excluye los beneficios por muerte del seguro de vida del ingreso bruto. Los intereses pagados sobre los fondos que quedan en poder de la aseguradora son gravables (orientación del IRS). La ley federal también prohíbe, por lo general, la deducción de primas cuando el contribuyente es beneficiario de la póliza, directa o indirectamente (26 U.S.C. § 264).

La planificación patrimonial también importa. El patrimonio bruto puede incluir seguros por cobrar por otros beneficiarios sobre la vida del fallecido, cuando el fallecido tenía derechos de propiedad (26 U.S.C. § 2042). Los contratos de seguro de vida con propiedad del empleador emitidos después de la fecha de promulgación de esta sección exigen que el titular de la póliza aplicable que los posee presente una declaración federal por cada año en que sean de su propiedad (26 U.S.C. § 6039I).

Quién: El CPA revisa con usted sus estados financieros y los pagos de primas previstos. Qué se necesita: Su presupuesto, su posición de caja actual y los montos previstos de las primas. Qué sigue: Un resumen de flujo de caja al que el agente y el CPA hacen referencia en la recomendación por escrito.

El seguro se ofrece por medio del agente con licencia, por separado de la práctica de contabilidad.

Paso 8: El resumen por escrito y la recomendación

El paso 8 concluye con un resumen por escrito. El agente con licencia lo prepara, y nuestro equipo lo revisa con usted.

Qué incluye: Las personas clave identificadas, los hallazgos sobre el interés asegurable, los requisitos del prestamista y del acuerdo de compraventa, los diseños de póliza comparados, y la aseguradora y el formulario de póliza de cualquier póliza específica. También enumera el período de pago de la prima, las limitaciones y exclusiones, y si la póliza es renovable y cancelable.

La divulgación de comisiones forma parte de este paso. Según la ley de Florida, un contador público certificado o una firma no puede aceptar ni pagar una comisión o un honorario por referencia en relación con la venta o la recomendación de servicios de contabilidad pública, y cualquier contador público certificado o firma que ejerza la contabilidad pública y acepte una comisión por vender un producto o servicio a un cliente debe revelar ese hecho al cliente por escrito, de conformidad con las normas adoptadas por la junta (Fla. Stat. § 473.3205).

Qué sigue: Usted decide si avanza, hace preguntas o hace una pausa. El resumen describe opciones y límites. No promete ningún resultado.

Programar su revisión de caso

Si su empresa depende de una o de unas pocas personas, y un préstamo o un acuerdo de compraventa depende de que sigan con vida, una revisión de su caso le ofrece un punto de partida claro. Traiga los documentos del paso 2 si los tiene. Luego, comuníquese con NR CPAs & Business Advisors para programar su revisión de caso.