Cómo contabilizar el seguro de vida de persona clave en su empresa

Contabilización del seguro de vida de persona clave en Florida

El asiento contable de un seguro de vida de persona clave depende de quién es el titular de la póliza y del tipo de póliza. En resumen, la prima de una póliza a término suele ser un gasto que se distribuye a lo largo del período de cobertura. La prima de una póliza permanente se divide entre un activo, el valor en efectivo de rescate, y un gasto por costo del seguro. El beneficio por fallecimiento solo se registra cuando se paga. Los asientos exactos dependen del marco contable que siga la empresa y de las condiciones contractuales de la póliza. Por eso, los ejemplos siguientes son ilustrativos y no constituyen una regla para todas las empresas.

Comience por los datos de titularidad: quién es el titular, quién paga y quién cobra

El tratamiento contable comienza con tres funciones. La empresa es el titular de la póliza, la empresa paga la prima y la empresa es la beneficiaria. El seguro de persona clave se diseña alrededor de un directivo o de un empleado clave cuya muerte o incapacidad le costaría dinero al negocio. El Insurance Information Institute explica que esta cobertura compensa a la empresa por esas pérdidas financieras.

Cuando la empresa ocupa las tres funciones, el efectivo y el activo de la empresa figuran en los libros. Una póliza personal que el asegurado es titular y paga por su cuenta es distinta. Las primas que el asegurado paga a título personal no pasan por el libro mayor de la empresa. Todos los asientos de este artículo suponen que la empresa ocupa las tres funciones. Antes de registrar cualquier asiento, compárelo con el marco contable de la empresa y con los documentos de la póliza.

Términos en lenguaje sencillo que todo contable debe conocer

Empiece por los conceptos básicos. El asegurado es la persona cuya vida está cubierta. El titular de la póliza controla el contrato. El beneficiario recibe el beneficio por fallecimiento cuando muere el asegurado. La prima es el importe que se paga para mantener la póliza vigente.

El valor en efectivo de rescate es el importe que la aseguradora pagaría si la póliza se rescatara. Solo las pólizas permanentes con valor en efectivo lo tienen. Una póliza a término no tiene valor de rescate. La guía del Departamento de Servicios Financieros de Florida explica en lenguaje sencillo el valor en efectivo y los préstamos sobre la póliza.

Registre los valores garantizados y los no garantizados en columnas separadas. Los valores garantizados están prometidos en el contrato. Los dividendos, cuando la póliza los paga, no están garantizados. Mezclar ambos en una sola cifra dificulta la conciliación posterior. La Guía del Comprador de Seguros de Vida de la NAIC explica la diferencia entre la cobertura a término y la permanente.

Registro de primas en una póliza de persona clave a término

La prima de una póliza a término suele ser un gasto a lo largo del período de cobertura. Mientras ese período transcurre, la parte no utilizada puede figurar como activo pagado por anticipado. El tratamiento aplicable depende de cuándo se paga la prima y del marco que utilice la empresa.

Veamos un ejemplo. La empresa paga en enero una prima anual de 6,000 dólares por una póliza a término de un año.

• Debe Seguros pagados por anticipado 6,000 dólares; haber Efectivo 6,000 dólares.
• Cada mes, debe Gasto de seguros 500 dólares; haber Seguros pagados por anticipado 500 dólares.

El resultado fiscal puede diferir del resultado contable. Registre la diferencia entre el gasto contable y la prima no deducible en los papeles de trabajo fiscales, de modo que la declaración concilie con los libros.

Registro de primas y valor en efectivo en una póliza de persona clave permanente

El asiento contable de un seguro de vida de persona clave para una póliza permanente divide cada prima en dos partes. Una parte genera valor en efectivo de rescate, que es un activo. El resto paga el costo del seguro, que es un gasto. El estado anual de la aseguradora determina la división, así que utilice ese estado en lugar de estimaciones.

Veamos un ejemplo. La empresa paga una prima anual de 20,000 dólares. El estado muestra 12,000 dólares añadidos al valor en efectivo de rescate y 8,000 dólares por costo del seguro y cargos.

• Debe Valor en efectivo de rescate del seguro de vida 12,000 dólares; debe Gasto de seguros 8,000 dólares; haber Efectivo 20,000 dólares.

Si el estado muestra un dividendo, regístrelo tal como lo reporta la aseguradora. Indique que no está garantizado.

Los préstamos sobre la póliza requieren su propio asiento. Supongamos que la empresa pide prestados 30,000 dólares con cargo a la póliza. Debe Efectivo 30,000 dólares y haber Préstamo sobre póliza por pagar 30,000 dólares. El préstamo no reduce el valor neto de rescate en efectivo, porque el valor neto de rescate conforme a la sección 7702 del IRC se determina sin considerar ningún préstamo sobre la póliza. Los intereses del préstamo constituyen una partida de gasto aparte.

Mantenga separados el valor en efectivo de rescate y el beneficio por fallecimiento. Compensarlos sin una razón del marco contable oculta los saldos reales. Tenga también en cuenta que, conforme a la sección 7702 del IRC, un contrato se considera seguro de vida a efectos fiscales solo si cumple la prueba de acumulación de valor en efectivo o los requisitos de prima guía junto con el corredor de valor en efectivo.

Registro del beneficio por fallecimiento y de la ganancia sobre los fondos

Cuando muere el asegurado, la empresa recibe el beneficio por fallecimiento. Se da de baja el valor en efectivo de rescate de la póliza en los libros. La diferencia se registra como ganancia.

Veamos un ejemplo. El beneficio por fallecimiento es de 500,000 dólares y el valor en efectivo de rescate registrado es de 180,000 dólares.

• Debe Efectivo 500,000 dólares; haber Valor en efectivo de rescate del seguro de vida 180,000 dólares; haber Ganancia sobre fondos del seguro de vida 320,000 dólares.

La forma en que la ganancia aparece en el estado de resultados depende del marco contable. Para efectos del impuesto federal, los importes pagados por la muerte del asegurado generalmente se excluyen del ingreso bruto conforme a la sección 101(a) del IRC. Los contratos de propiedad del empleador están sujetos a un límite en la exclusión fiscal según la sección 101(j) del IRC: la exclusión no puede superar las primas y demás importes que el titular de la póliza pagó por el contrato, salvo que se cumplan los requisitos de notificación y consentimiento y se aplique alguna excepción. La empresa también debe presentar una declaración conforme a la sección 6039I del IRC que reporte sus contratos de propiedad del empleador emitidos después de la fecha de promulgación de esta sección. Confirme estos puntos con su CPA antes de registrar el asiento.

Presentación en el balance general y en el estado de resultados

El valor en efectivo de rescate de una póliza permanente figura en el balance general como activo. La prima pagada por anticipado de una póliza a término, si la hay, figura como activo corriente hasta que termine el período de cobertura. Mantenga separadas ambas partidas para que un revisor pueda rastrear cada una hasta su origen.

En el estado de resultados, espere tres tipos de partidas. El gasto de seguros cubre las primas a término y el costo del seguro. El gasto por intereses cubre cualquier préstamo sobre la póliza. Puede aparecer una ganancia sobre fondos del seguro de vida cuando se paga un beneficio por fallecimiento, porque los importes recibidos conforme a un contrato de seguro de vida por el fallecimiento del asegurado generalmente se excluyen del ingreso bruto según la sección 101 del IRC, salvo lo dispuesto en los párrafos (2) y (3), el subapartado (d), el subapartado (f) y el subapartado (j). Identifique claramente cada partida para que coincida con el estado de la aseguradora.

Las diferencias fiscales deben constar en los papeles de trabajo. La prima no deducible crea una diferencia entre libros y fiscalidad que debe rastrearse. Registrarla en los papeles de trabajo permite conciliar el ingreso gravable con el ingreso contable de un año a otro.

Por qué el marco contable determina los asientos finales

El asiento contable de un seguro de vida de persona clave depende del marco que siga la empresa. Puede tratarse de los PCGA de Estados Unidos, de un método basado en la base fiscal u otro método aceptado. También depende de las condiciones contractuales de la póliza. Dos empresas con la misma póliza pueden contabilizarla de forma distinta, y ambas pueden estar actuando correctamente según sus propios marcos.

Tenga listos tres elementos antes de registrar los asientos: el estado anual de la aseguradora, la forma de la póliza y su plan de cuentas. Nischay Rawal es el agente con licencia responsable de esta página. El seguro lo ofrece el agente con licencia, por separado de la práctica contable de NR CPAs & Business Advisors, una firma de CPA de Miami. La ley de Florida exige que una persona esté actualmente autorizada y designada antes de actuar como agente de seguros, conforme al Fla. Stat. 626.112.

Si su empresa acaba de contratar una póliza de persona clave, o si el estado de la aseguradora no coincide con su libro mayor, no tiene que resolverlo solo. Comuníquese a través de nuestra página de contacto para solicitar una revisión de su caso.