Cómo registrar seguro de vida de persona clave en el balance

Cómo registrar el seguro de vida de persona clave en el balance general

La mayoría de las empresas que son dueñas de un seguro de vida de persona clave registran la póliza por su valor en efectivo de rescate, la cifra que informa la aseguradora. Una póliza a término normalmente tiene poco o ningún valor en efectivo que mostrar. Saber cómo registrar el seguro de vida de persona clave en el balance general comienza con tres datos: quién es el dueño de la póliza, quién es el beneficiario y qué tipo de póliza es. Esos datos provienen de la propia póliza, no de la memoria ni de una ilustración de ventas. Esta guía recorre cada paso para dueños de negocios, contralores y contadores de Florida. Cubre los aspectos contables y fiscales. La colocación del seguro se maneja por separado, como se explica hacia el final.

Por qué la titularidad de la póliza determina cómo se registra

La titularidad y el beneficiario determinan cómo se registra una póliza de persona clave. Por lo general, la empresa es dueña de la póliza, paga las primas y figura como beneficiaria. El objetivo es compensar una pérdida financiera si un funcionario clave o un propietario fallece o queda incapacitado. El Insurance Information Institute describe la cobertura de persona clave como una compensación por las pérdidas causadas por la muerte o la incapacidad de un empleado.

Cuando la empresa es dueña de la póliza, normalmente esta debe figurar en sus libros. Cuando un propietario o empleado la posee a título personal, es posible que la empresa no deba registrarla en absoluto. Los libros siguen el contrato, no la etiqueta que la gente usa. La titularidad también puede cambiar con el tiempo, así que revise el expediente en busca de transferencias.

Antes de hacer cualquier asiento, revise las páginas de titularidad y de beneficiarios de la póliza. El contrato de la aseguradora es el que determina los hechos. Compare el titular, el asegurado y el beneficiario con los registros de su empresa. Para más información sobre cómo está estructurada la cobertura, consulte nuestra página de cobertura de seguro de persona clave. Su CPA debe revisar la forma de la póliza y el libro mayor en conjunto.

Registro de las primas pagadas: acumulación de activo frente a gasto

Las primas de una póliza a término normalmente no generan un activo en el balance, porque la mayoría de las pólizas a término no tienen valor en efectivo. El seguro de vida entera es diferente. Una póliza permanente acumula valor en efectivo, por lo que una parte de cada prima puede sumarse a la cifra del balance.

Las primas de una póliza permanente normalmente pagan dos cosas. Una parte cubre el costo del seguro. La otra parte acumula valor en efectivo. El contador de su empresa decide cómo dividir y registrar cada prima según las normas contables que aplican a sus estados financieros. La división depende del diseño de la póliza, por lo que el contrato y el estado de cuenta de la aseguradora son importantes.

Lleve un cronograma de cada prima. Anote la fecha, el monto y la porción que su contador asigna al valor en efectivo. Este cronograma facilita la conciliación anual. También ayuda si surge una pregunta años después.

Una ilustración de ventas muestra proyecciones, no promesas. Trátela como una herramienta de planificación, no como un asiento contable.

Valor en efectivo de rescate y valor neto en efectivo de rescate en el balance general

El valor en efectivo de rescate, tal como lo informa la aseguradora, normalmente es el punto de partida para la cifra del balance. Su CPA hace la presentación final.

El valor neto de rescate es distinto. Muchas personas usan “valor neto en efectivo de rescate” de forma imprecisa. Las dos cifras responden preguntas diferentes, por lo que la etiqueta importa. Confirme qué cifra utiliza su contador antes de registrar un asiento.

Mantenga los valores garantizados separados de los valores que dependen de dividendos o de las proyecciones de la aseguradora. Los valores garantizados provienen del contrato. Los demás valores no están garantizados. Asigne a cada uno su propia línea en el libro mayor. Luego concilie la cifra del balance general con el estado anual de la aseguradora y anote cualquier diferencia para dar seguimiento.

Préstamos sobre la póliza y dividendos: cómo aparecen

Un préstamo sobre la póliza reduce el valor neto de la póliza. Se registra como una deuda con la aseguradora, y el monto del préstamo debe aparecer en una línea propia. Pedir dinero prestado contra una póliza modifica tanto el lado del activo como el del pasivo de los libros. Documente por escrito el motivo, el monto y las condiciones de cada préstamo.

Los intereses de los préstamos sobre la póliza pueden estar bajo las reglas de persona clave de 26 U.S.C. § 264. Esa sección incluye una excepción de persona clave de $50,000. El texto de la IRC § 264 dice: “El subapartado (a)(4) no se aplicará a ningún interés pagado o devengado sobre deuda relacionada con pólizas o contratos que cubran a una persona que sea clave, en la medida en que el monto total de dicha deuda relacionada con pólizas y contratos que cubran a esa persona no exceda $50,000.” Si se aplica depende de los hechos.

Los dividendos de las pólizas de vida entera con participación no están garantizados. Regístrelos tal como los informa la aseguradora y manténgalos separados de los valores garantizados. Los dividendos que se reinvierten o se aplican a la póliza pueden aumentar el valor en efectivo. Lleve esos componentes por separado para que cada uno pueda rastrearse. La guía de seguros de vida del Departamento de Servicios Financieros de Florida explica en términos sencillos el valor en efectivo, los préstamos sobre la póliza y los beneficiarios.

Por qué las primas generalmente no son deducibles

Las primas generalmente no son deducibles cuando la empresa es la beneficiaria. Según 26 U.S.C. § 264, las primas de una póliza de vida no son deducibles cuando el contribuyente es, directa o indirectamente, beneficiario de la póliza. Las primas de persona clave que una empresa paga en su propio beneficio normalmente caen bajo esta regla.

Por eso las primas de persona clave normalmente no aparecen como gasto comercial en la declaración de impuestos. El tratamiento fiscal y el tratamiento contable pueden diferir. Una prima que no es deducible para efectos fiscales aún puede registrarse en los estados financieros de la empresa según su método contable. Lleve un registro de esa diferencia para fines fiscales.

Pida a su preparador de impuestos que confirme el tratamiento antes de presentar la declaración. Los errores pequeños en este punto pueden arrastrarse durante varios años de declaraciones.

Registro del beneficio por fallecimiento y del rescate de la póliza

Cuando fallece el asegurado, la aseguradora paga el beneficio por fallecimiento a la empresa. La empresa da de baja del libro el valor registrado de la póliza y registra los ingresos recibidos. Cualquier diferencia se registra como ingreso o ganancia según el método contable de la empresa. Su contador se encarga de ese asiento.

Para efectos fiscales, 26 U.S.C. § 101 generalmente excluye de la renta bruta los montos pagados por causa del fallecimiento del asegurado. La exclusión tiene límites. Revise cualquier transferencia de una póliza antes de que ocurra.

El rescate durante la vida del asegurado funciona de otra manera. Conserve el estado de cuenta del rescate en el expediente de la empresa.

Qué reunir para su CPA cada año

Cada año reúna estos registros: el contrato de la póliza, las páginas de titularidad y de beneficiarios, el estado anual más reciente de la aseguradora, el historial de pagos de primas, los registros de préstamos y dividendos, y la ilustración utilizada al momento de la compra, si existe.

Concilie el valor en efectivo de rescate con el libro mayor una vez al año. Anote cualquier diferencia y dé seguimiento antes de cerrar los libros.

Algunas pólizas de propiedad del empleador crean una obligación de presentación. Según 26 U.S.C. § 6039I, un tomador aplicable que sea dueño de contratos de seguro de vida de propiedad del empleador emitidos después de la promulgación de la ley debe presentar una declaración cada año. Según IRC § 6039I, un tomador aplicable que sea dueño de uno o más contratos de seguro de vida de propiedad del empleador emitidos después de la fecha de promulgación de esta sección debe presentar una declaración por cada año en que sean propiedad de dichos contratos, en la que se indique el número de empleados al cierre del año, el número de esos empleados asegurados bajo dichos contratos, el monto total del seguro vigente al cierre del año, el nombre, la dirección, el número de identificación fiscal y el tipo de negocio del tomador, y que el tomador cuenta con un consentimiento válido de cada empleado asegurado (o el número de empleados asegurados para quienes no se obtuvo consentimiento). Conserve los registros que lo respalden.

Los cambios en los empleados clave también importan. Una salida, una jubilación o un fallecimiento pueden cambiar la forma en que se usa y se registra la póliza. Actualice el expediente cuando cambie la situación. La Guía del comprador de seguros de vida de la NAIC explica en términos sencillos la cobertura a término y la permanente.

El seguro se ofrece a través de Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, de forma separada de la práctica de contabilidad. La aseguradora figura en la propia póliza.

Analice la póliza de su empresa con nosotros

Si su empresa está atravesando el fallecimiento, la salida o la jubilación de un empleado clave, la póliza puede ser uno de varios asuntos pendientes. También es posible que esté tratando de entender una póliza que alguien configuró hace años. Es una situación común, y los registros pueden ordenarse paso a paso.

Si la póliza en sus libros no coincide con el estado de la aseguradora, puede pedirnos una revisión de su caso sobre la póliza y sus registros. Póngase en contacto con nuestro equipo para iniciar esa conversación.