Cómo presentar un reclamo de seguro de persona clave

Cómo presentar una reclamación de seguro de vida de persona clave

Para presentar una reclamación de seguro de vida de persona clave, la empresa propietaria de la póliza confirma la cobertura, notifica a la aseguradora, envía los formularios que esta exige y espera el pago según los términos de la póliza. Normalmente, la empresa, y no la familia, es la propietaria y la beneficiaria, por lo que es la empresa quien realiza la presentación. Esta guía recorre cada paso en orden, junto con las preguntas fiscales y contables que un CPA planteará. Las empresas de Florida tienen normas específicas que conviene revisar durante el proceso.

Qué es una reclamación de seguro de vida de persona clave

Una reclamación de seguro de vida de persona clave es la solicitud de la empresa para cobrar el beneficio por fallecimiento de una póliza que ella posee. La póliza asegura a un empleado o propietario cuya muerte causaría a la empresa una pérdida financiera. El Insurance Information Institute describe la cobertura de persona clave como una protección que compensa a una empresa por las pérdidas financieras causadas por la muerte o la discapacidad de un empleado clave.

La persona asegurada no recibe el dinero. La empresa paga las primas mientras la póliza esté vigente. Si la persona asegurada fallece mientras la póliza está vigente, la aseguradora paga el beneficio por fallecimiento a la empresa como beneficiaria.

La cobertura de persona clave suele emitirse como seguro de vida temporal o como seguro de vida entera permanente. La guía del comprador de seguros de vida de la NAIC explica la diferencia entre la cobertura temporal y la permanente. El tipo de póliza cambia el expediente de la reclamación. Una póliza temporal puede no tener valor en efectivo ni historial de préstamos que revisar. Una póliza de vida entera puede tener ambos, y la empresa debe verificarlos.

Para conocer cómo se configura esta cobertura antes de cualquier reclamación, consulte nuestra guía de seguro de vida de persona clave. El seguro se ofrece a través de Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, por separado de la práctica de contabilidad. Cada aseguradora establece sus propias reglas de reclamación, así que trate los pasos siguientes como orientación general.

Paso 1: Confirme que la póliza está vigente y quién es su propietario

Comience por confirmar que la póliza estaba vigente en la fecha del fallecimiento y que la empresa figura como propietaria y beneficiaria. Reúna el contrato original, el número de póliza, el nombre de la aseguradora y el monto nominal. Estos datos sustentan cada paso posterior.

A continuación, revise el historial de primas. La ley de Florida exige un período de gracia de al menos 30 días para pagar cualquier prima después de la primera, y la póliza permanece vigente durante ese período. Si una prima se pagó tarde, localice los avisos y las fechas en que se enviaron y se pagaron.

Busque también avisos de préstamos o de caducidad. Compare el nombre y la fecha de nacimiento de la persona asegurada con los de la póliza, porque pequeñas discrepancias retrasan las reclamaciones. Anote la fecha de emisión, ya que afecta el tiempo que la aseguradora puede examinar la solicitud (véase el Paso 5).

Por último, obtenga el consentimiento por escrito de la persona clave. La ley de Florida exige que una empresa obtenga el consentimiento por escrito de una persona clave antes de contratar una cobertura sobre su vida, y la empresa no puede tomar represalias contra quien se niegue (Fla. Stat. § 627.404). Si el consentimiento no figura en el expediente, plantéelo con su CPA antes de avanzar con la reclamación.

Paso 2: Notifique a la aseguradora y solicite los formularios de reclamación

Comuníquese con la aseguradora que emitió la póliza lo antes posible. Indique que la empresa presenta una reclamación por el fallecimiento de la persona asegurada bajo una póliza de persona clave. Solicite los formularios de reclamación propios de la aseguradora y una lista por escrito de todos los documentos que exige.

Cada aseguradora establece sus propios requisitos, así que no suponga que un formulario de otra compañía funcionará. Anote la fecha de cada llamada, el nombre del representante y lo que se solicitó. Conserve este registro junto con el expediente de la póliza.

Envíe todos los formularios por escrito y conserve copias de todo lo que envíe. No firme un formulario de la aseguradora hasta que alguien lo haya comparado con la póliza. Un formulario firmado con un nombre de empresa o un número de identificación fiscal incorrectos puede retrasar el expediente.

Documentos que la aseguradora normalmente solicitará

La mayoría de las aseguradoras piden un conjunto reducido de documentos básicos. Espere una copia certificada del acta de defunción expedida por la oficina oficial donde se registró el fallecimiento. Espere un formulario de reclamación firmado por un directivo con autoridad para actuar en nombre de la empresa. El formulario debe mostrar el nombre legal exacto de la empresa y su número de identificación fiscal.

La aseguradora también querrá una copia de la póliza, el número de póliza y cualquier enmienda o cláusula adicional. Si la autoridad del directivo firmante no está clara, la aseguradora puede pedir una resolución del consejo o un certificado del directivo.

Algunas aseguradoras solicitan más información sobre cómo ocurrió el fallecimiento. Esto puede incluir historiales médicos o de accidentes que la aseguradora tenga derecho a revisar. Responda únicamente con lo que la aseguradora solicite, y por escrito.

Los documentos faltantes o con discrepancias causan muchos retrasos en las reclamaciones. Revise el expediente con la lista de la aseguradora antes de enviarlo. Compare cada nombre, número y fecha, línea por línea.

Cómo la aseguradora revisa la reclamación

La aseguradora revisa la póliza y los documentos de la reclamación antes de pagar. Puede enviar preguntas de seguimiento. Respóndalas por escrito y conserve un registro fechado de cada intercambio.

La ley de Florida establece un límite de dos años para impugnar una póliza de vida. La póliza debe ser indisputable una vez que haya estado vigente durante la vida de la persona asegurada por 2 años desde su fecha de emisión, con excepciones como el impago de primas (Fla. Stat. § 627.455). El Fla. Stat. § 627.455 dice: “Todo contrato de seguro deberá establecer que la póliza será indisputable una vez que haya estado vigente durante la vida del asegurado por un período de 2 años desde su fecha de emisión, excepto por el impago de primas y, a opción de la aseguradora, en lo relativo a las disposiciones sobre beneficios en caso de invalidez y a las disposiciones que otorguen cobertura adicional específicamente contra la muerte por accidente o por medios accidentales.”

La ley de Florida también regula los intereses sobre los pagos globales por fallecimiento. Cuando una póliza paga sus beneficios en una suma global, el pago debe incluir intereses. Los intereses se calculan desde la fecha en que la aseguradora recibe la prueba escrita y debida del fallecimiento, a una tasa anual igual o superior al promedio del rendimiento de los bonos corporativos de Moody’s vigente el día en que se recibió la reclamación (Fla. Stat. § 627.4615). Conserve la fecha en que su prueba de fallecimiento llegó a la aseguradora.

La aseguradora, y no el agente ni la firma de contabilidad, decide si se paga y cuánto, según los términos de la póliza.

Recepción y uso del beneficio por fallecimiento

La empresa recibe el beneficio por fallecimiento como beneficiaria. Luego decide cómo usar el dinero según sus propios documentos constitutivos y obligaciones.

Las empresas suelen planificar el uso de los fondos para unas pocas necesidades comunes. Entre los ejemplos están cubrir ingresos perdidos durante una transición, contratar un reemplazo o cumplir una deuda u obligación de compra. Una póliza no garantiza ningún resultado particular de estas decisiones.

Antes de que lleguen los fondos, confirme por escrito cómo pagará la aseguradora. Pregunte por el método de pago, los plazos y cualquier opción de liquidación que ofrezca la póliza. Obtenga esas respuestas antes de que la empresa comprometa el dinero.

Registre la recepción en los libros de la empresa según su método contable y la fecha en que se recibió el pago. Su CPA puede ayudar a alinear el asiento con los términos del pago.

Preguntas fiscales y contables que planteará un CPA

Las primas de la cobertura de persona clave pagada por la empresa generalmente no son deducibles. La ley federal niega la deducción de las primas de seguros de vida cuando el contribuyente es, directa o indirectamente, beneficiario de la póliza o contrato (26 U.S.C. § 264). Esa regla afecta la forma en que la empresa registra los pagos de primas anteriores.

Si esa excepción se aplica depende de los hechos de la póliza y de las personas que cubre.

Según la regla general, los beneficios pagados por el fallecimiento de la persona asegurada no se cuentan como ingreso bruto (26 U.S.C. § 101(a)). Sin embargo, en el caso de un contrato de seguro de vida de propiedad del empleador, la exclusión se limita a las primas y otras cantidades pagadas por el tenedor de la póliza, con ciertas excepciones. Los intereses pagados sobre los beneficios que quedan en poder de la aseguradora están sujetos a impuestos, así que registre cualquier interés por separado.

La ley federal también establece requisitos de notificación y de consentimiento por escrito para el empleado.

Revise el valor de rescate en efectivo y cualquier préstamo sobre la póliza antes de registrar la reclamación. Lleve el expediente de la póliza y los libros de la empresa a su CPA. El tratamiento fiscal depende de los hechos de su caso.

Hable con NR CPAs sobre la reclamación de su empresa

La muerte de una persona clave es difícil para la empresa, sus propietarios y su equipo. El papeleo de la reclamación suele llegar en ese mismo período. Puede que esté gestionando el expediente de un copropietario o familiar mientras todavía aprende cómo funciona.

NR CPAs & Business Advisors, una firma de CPA de Miami, atiende a empresas y propietarios de negocios de Florida, incluidos propietarios de negocios indioamericanos en todo Estados Unidos. El seguro se ofrece a través de Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, por separado de la práctica de contabilidad.

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