Asientos contables del seguro de personas clave: primas, valor en efectivo y beneficios por fallecimiento

Asientos contables del seguro de persona clave

Los asientos contables del seguro de persona clave muestran cómo una empresa registra las primas, el valor en efectivo y el beneficio por fallecimiento de una póliza que posee sobre una persona clave. En resumen, la empresa es la propietaria y la beneficiaria, por lo que sus libros contienen la póliza, no el asegurado. El seguro de persona clave, también llamado seguro de hombre clave, es un seguro de vida que una empresa contrata sobre un propietario o un empleado clave cuya pérdida afectaría sus operaciones. Según la ley de Florida, la empresa debe obtener el consentimiento por escrito de esa persona antes de contratar el seguro. La forma en que se registra cada elemento depende del diseño de la póliza y del tipo de entidad. Considere los ejemplos siguientes como un mapa, no como una plantilla.

Lo que deben reflejar los libros de una póliza de persona clave

La empresa, no el asegurado, es la titular del contrato, por lo que los libros de la empresa contienen la póliza y sus valores.

Según el Insurance Information Institute, el seguro de vida de persona clave ayuda a una empresa a cubrir las pérdidas financieras causadas por el fallecimiento o la incapacidad de un empleado. El dinero se paga a la empresa, que puede usarlo para compensar la pérdida de ingresos, contratar un reemplazo o estabilizar las operaciones.

Una póliza de vida personal funciona de otra manera. El asegurado la posee y designa a un familiar como beneficiario, por lo que la empresa no tiene nada que registrar. En una póliza de persona clave, la empresa mantiene el contrato, paga las primas y registra el valor en efectivo como activo propio. Para ver la guía completa, lea la guía sobre el seguro de persona clave. Para una comparación directa, consulte seguro de persona clave frente a seguro de vida personal.

La ley de Florida añade un paso antes de comprar la póliza. Una empresa solo puede asegurar a un propietario, director, funcionario, socio, gerente o empleado clave sobre la base de su interés asegurable si obtiene el consentimiento por escrito de esa persona antes de la compra, conforme al Fla. Stat. § 627.404. Conserve ese consentimiento firmado en el expediente de la empresa.

Registro de las primas: gasto, activo o pago anticipado

Las primas de una póliza de persona clave generalmente no son deducibles para el impuesto federal sobre la renta cuando la empresa es la beneficiaria. La ley federal establece que no se permite deducción por las primas de una póliza de seguro de vida cuando el contribuyente es, directa o indirectamente, beneficiario, según el IRC § 264(a)(1).

Esta regla afecta su contabilidad. Una prima que registre como gasto puede requerir un ajuste en la declaración de impuestos. Mantenga separados los asientos contables y los asientos fiscales para que la declaración pueda conciliarse con el libro mayor.

Después, determine si la prima genera valor en efectivo o solo paga la cobertura. En una póliza de vida entera, la prima normalmente se divide entre el costo del seguro y el valor en efectivo. Su estado de cuenta anual de la póliza muestra esa división. Registre con base en el estado de cuenta, no en la factura.

Las primas anuales pagadas por adelantado generalmente se registran como activo prepagado y se distribuyen durante el período de cobertura. Las pólizas a término no generan valor en efectivo, por lo que su costo normalmente se registra como gasto durante el período que cubren. El tratamiento correcto depende de los hechos de su póliza y de su entidad, así que confírmelo con su CPA antes de registrar el asiento.

Valor de rescate en efectivo en el balance

El valor de rescate en efectivo es el monto que la aseguradora pagaría si se cancelara la póliza, según aparece en el estado anual. Use ese estado para fijar el importe en el balance y concilie cada año el valor contable con él.

La ley federal también establece una prueba básica. Una póliza debe cumplir la definición federal de seguro de vida según el IRC § 7702. Si un contrato que es seguro de vida según la ley estatal no cumple esa prueba, el ingreso que genere el contrato en ese año se trata como ingreso ordinario del tomador de la póliza.

Una póliza es un contrato con la aseguradora. No es una cuenta de ahorro ni de inversión, y el crecimiento que muestra una ilustración no es una promesa. Muestre los valores garantizados y los valores no garantizados en líneas separadas. Así, nadie leerá una estimación como una cifra fija.

Préstamos sobre la póliza, dividendos y montos no garantizados

Un préstamo sobre la póliza es una deuda con la aseguradora. Reduce el valor que la empresa puede obtener de la póliza.

Una vez que la póliza tiene valor de rescate en efectivo y no hay primas en mora, la aseguradora adelantará dinero sobre una cesión o prenda adecuada de la póliza (Fla. Stat. § 627.458). El Fla. Stat. § 627.458 dice: “El valor de préstamo de la póliza será al menos igual al valor de rescate en efectivo al final del año de póliza vigente, salvo que la aseguradora pueda deducir, ya sea de ese valor de préstamo o del producto del préstamo, cualquier deuda existente que no se haya deducido al determinar dicho valor de rescate, incluidos los intereses devengados pero no vencidos, cualquier saldo impago de la prima del año de póliza vigente, y los intereses del préstamo hasta el final del año de póliza vigente”. El valor del préstamo debe ser al menos igual al valor de rescate en efectivo al final del año de póliza vigente, menos las deducciones que enumera la ley. El Fla. Stat. § 627.458 dice: “El valor de préstamo de la póliza será al menos igual al valor de rescate en efectivo al final del año de póliza vigente, salvo que la aseguradora pueda deducir, ya sea de ese valor de préstamo o del producto del préstamo, cualquier deuda existente que no se haya deducido al determinar dicho valor de rescate, incluidos los intereses devengados pero no vencidos, cualquier saldo impago de la prima del año de póliza vigente, y los intereses del préstamo hasta el final del año de póliza vigente”. Esa sección no se aplica a las pólizas a término ni a los endosos de término.

Registre el préstamo como pasivo. Registre los intereses a medida que se devenguen según las condiciones del préstamo. Las reglas federales también limitan la deducción de los intereses de estos préstamos.

Los dividendos de las pólizas de vida entera con participación no están garantizados. Registre un dividendo solo cuando la aseguradora lo declare, y mantenga cualquier adición comprada con dividendos separada de los valores garantizados.

Registro del pago por fallecimiento frente a la base de la póliza

Cuando la aseguradora paga un beneficio por fallecimiento, la empresa da de baja el importe en libros de la póliza y registra el efectivo que recibe.

Según el IRC § 101(a), los importes pagados por causa del fallecimiento del asegurado conforme a un contrato de seguro de vida generalmente se excluyen del ingreso bruto, salvo lo dispuesto en los párrafos (2) y (3), el subapartado (d), el subapartado (f) y el subapartado (j). El IRS también señala que los intereses recibidos sobre el producto del seguro son gravables, en sus preguntas frecuentes sobre el producto de los seguros de vida.

Florida también exige intereses sobre los pagos globales por fallecimiento. Según el Fla. Stat. § 627.4615, cuando una póliza paga su producto en una suma global por el fallecimiento del asegurado, el pago debe incluir intereses a una tasa anual igual o superior al Moody’s Corporate Bond Yield Average-Monthly Average Corporate vigente el día en que se recibió la reclamación, desde la fecha en que la aseguradora reciba la prueba escrita y debida del fallecimiento.

Los contratos de los que es titular el empleador y que se emitieron después de la promulgación de la ley también conllevan una obligación anual de presentación y de conservación del consentimiento, según el IRC § 6039I. Conserve juntos el historial de primas, los estados anuales, los registros de préstamos y los documentos de transferencia. Esos documentos le permiten reconstruir la base fiscal cuando se paga una reclamación.

Asientos de diario con cifras hipotéticas

Los asientos siguientes usan importes inventados para mostrar el flujo de los asientos contables del seguro de persona clave. No son una plantilla para ninguna empresa.

1. Prima anual de $10,000 (hipotética). Debe valor de rescate en efectivo (activo) $10,000; haber efectivo $10,000. Esto supone que la prima completa genera valor en efectivo. Un diseño con división cambia las líneas de debe.
2. Estado anual, valor de rescate en efectivo que sube de $40,000 a $46,000 (hipotético). Registre el aumento garantizado de $5,000 tal como lo muestra el estado. Registre el monto no garantizado de $1,000 en una línea separada, marcada como no garantizado, y ajústelo cuando llegue el siguiente estado.
3. Préstamo sobre la póliza de $20,000 con $1,600 de intereses devengados (hipotético). Debe efectivo $20,000; haber préstamo sobre la póliza por pagar $20,000. Luego, debe gasto por intereses $1,600; haber intereses devengados por pagar $1,600.
4. Beneficio por fallecimiento de $500,000, sin préstamo pendiente (hipotético). Debe efectivo $500,000; haber valor de rescate en efectivo (activo) $46,000; haber ganancia por el producto de la póliza $454,000. Es solo un asiento contable. El resultado fiscal sigue las reglas de la sección 101 descritas arriba.

Los asientos reales dependen del diseño de la póliza y del tipo de entidad.

Siguiente paso: revise su póliza y sus libros juntos

Si su empresa tiene una póliza de persona clave, una revisión de su caso puede comparar sus registros con la póliza y con la estructura de la entidad. El seguro se ofrece a través de Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, por separado de la práctica de contabilidad de NR CPAs & Business Advisors.

Para conocer los pasos involucrados, lea la guía paso a paso de revisión de cobertura del seguro de persona clave. Las empresas familiares también pueden encontrar útil el artículo sobre seguro de persona clave para hijos adultos en una empresa familiar.

Si su empresa posee una póliza de persona clave y no está seguro de cómo deben reflejarse en sus libros las primas, el valor en efectivo o una reclamación futura, nuestro equipo puede revisarlo con usted en una revisión de su caso.