Seguro de persona clave: impuestos e informe de ingresos con una lista de verificación clara

Lista de verificación para la declaración de impuestos sobre los beneficios del seguro de persona clave

¿Los beneficios del seguro de persona clave están sujetos a impuestos?

En general, el beneficio por fallecimiento no se considera ingreso. Según el IRC § 101(a)(1), los montos recibidos bajo un contrato de seguro de vida se excluyen del ingreso bruto cuando se pagan por el fallecimiento del asegurado. Esto aplica ya sea que el dinero llegue en una suma única o en otros pagos.

Por eso, la declaración de impuestos sobre los beneficios del seguro de persona clave se trata sobre todo del respaldo documental del dinero. No es una sola línea en la declaración. Un seguro de vida de persona clave ayuda a una empresa a cubrir las pérdidas financieras causadas por el fallecimiento o la incapacidad de un empleado clave.

Revise las preguntas en orden. ¿Quién es el propietario de la póliza? ¿Qué primas se pagaron? ¿Qué entidad recibió el dinero? ¿Se aplica alguna excepción o regla sobre intereses? Los pasos siguientes siguen ese orden.

Paso 1: Confirme el propietario, el asegurado y el beneficiario

Empiece aquí, porque el historial de propiedad puede cambiar el resultado fiscal. La mayoría de las pólizas de persona clave son propiedad de la empresa, que también es la beneficiaria. La persona clave es el asegurado. Esa es la configuración habitual, pero el historial de una póliza puede ser diferente.

El riesgo principal es una transferencia. El estatuto enumera las excepciones. Una transferencia requiere una revisión detallada, no una suposición.

En palabras sencillas, una transferencia por contraprestación valiosa significa que la póliza se vendió o cedió a cambio de un pago o de algo de valor. Esto puede ocurrir cuando un socio se retira o cuando se cierra un acuerdo de compraventa entre socios.

Reúna la solicitud, el registro de propiedad actual y todos los documentos de cesión. Inclúyalos en el expediente antes de que alguien prepare la declaración.

Paso 2: Registre las primas y la base de la póliza

Las primas pagadas por una póliza de persona clave generalmente no son deducibles cuando la empresa es la beneficiaria. Según el IRC § 264(a)(1), no se permite ninguna deducción por las primas de una póliza de seguro de vida si el contribuyente es directa o indirectamente beneficiario bajo la misma.

Las primas importan por una segunda razón. El registro de primas es la cifra con la que se verifica la exclusión.

Lleve un solo registro, año por año. Anote cada prima, la fecha de pago y el año de la póliza. Observe también la rapidez con que se financia la póliza. Según el IRC § 7702A, un contrato que no cumple la prueba de 7 pagos puede convertirse en un contrato de dotación modificado.

El valor en efectivo necesita sus propias columnas. Mantenga por separado los valores garantizados y los valores no garantizados. La guía sobre seguros de vida del Departamento de Servicios Financieros de Florida explica en términos sencillos el valor en efectivo y los préstamos sobre la póliza.

Paso 3: Registre los beneficios en los libros de la entidad receptora

La empresa que recibe el beneficio por fallecimiento debe registrarlo. Ese asiento debe conciliarse con su declaración de impuestos. La regla de partida sigue siendo la exclusión del IRC § 101(a)(1).

Las cifras contables y las cifras fiscales pueden diferir. Una corporación C presenta su propia declaración, así que sus registros deben mostrar cómo cada cifra pasó a esa declaración.

Redacte un memorando breve que enumere el número de póliza, el beneficio por fallecimiento y cada monto pagado. Indique el documento fuente junto a cada cifra. Si los libros registran el beneficio como ingreso, el memorando debe explicar el motivo y mostrar cómo lo trata la declaración.

El error común es registrar los beneficios sin un memorando. Otro es usar una cifra de un aviso que no es el estado de cuenta propio de la aseguradora.

Paso 4: Maneje las corporaciones S, las sociedades y las participaciones de los propietarios

En las entidades de transferencia (pass-through), el resultado llega a los propietarios. Los elementos de una corporación S se trasladan a sus accionistas.

Confirme primero la clasificación de la entidad. Las reglas de las corporaciones S están en el IRC § 1361. La clasificación fiscal federal de una entidad elegible se rige por el 26 C.F.R. § 301.7701-3: una entidad elegible puede optar por su clasificación según lo previsto en esa sección, y el párrafo (b) establece una clasificación predeterminada para una entidad elegible que no realiza ninguna elección.

Los acuerdos de compraventa entre socios son importantes aquí. Si la póliza financia una compra de participaciones, el cambio de propiedad puede transferir acciones tras un fallecimiento. Conserve el acuerdo de compraventa con el expediente de la póliza.

Los propietarios no deben suponer que el tratamiento de la entidad es también el suyo. Cada propietario necesita las cifras que correspondan a su participación. El tipo de entidad y los porcentajes de propiedad pueden cambiar el resultado, así que verifíquelos antes de presentar cualquier declaración.

Paso 5: Separe los intereses de pagos a plazos y los intereses de préstamos sobre la póliza

Si la aseguradora paga el beneficio en pagos a plazos, lea con atención las condiciones de pago. La exclusión cubre los montos pagados por causa del fallecimiento del asegurado, ya sea en una suma única o de otra forma. Los pagos a plazos también se tratan en una subsección separada, el IRC § 101(d).

Pida a la aseguradora un estado de cuenta que muestre el capital y los intereses en líneas separadas. Registre los intereses en su propia línea dentro de sus registros, para que nunca se mezclen con el beneficio por fallecimiento.

Los intereses sobre un préstamo de la póliza son una cuestión distinta. Según el IRC § 264(a)(4), salvo lo previsto en la subsección (e), no se permite deducción por los intereses de deudas vinculadas a pólizas de seguro de vida que el contribuyente posea, en contratos adquiridos después del 20 de junio de 1986.

Paso 6: Conserve los registros de los que depende la lista de verificación

Mantenga un expediente con el contrato de la póliza, el registro de primas, el historial de propiedad, los documentos de la reclamación y todos los estados de cuenta de la aseguradora. El expediente es lo que le permite reconstruir más adelante el año de declaración.

Si la póliza es propiedad del empleador, el expediente cobra más importancia. Según el IRC § 6039I, un titular de póliza aplicable que posea contratos de seguro de vida propiedad del empleador emitidos después de la fecha de promulgación debe presentar una declaración por cada año en que posea los contratos. Esa declaración muestra datos como el número de empleados asegurados y el total del seguro vigente. También indica si se obtuvo un consentimiento válido de cada empleado asegurado.

La misma sección exige que el titular de la póliza conserve registros que demuestren el cumplimiento de las reglas. Redacte un memorando para cada cifra de la declaración y guárdelo en el expediente.

Su siguiente paso: una revisión de su caso sobre su póliza de persona clave

Los pasos anteriores muestran las preguntas. El expediente de su propia póliza responde a ellas. Si su empresa ha recibido un beneficio por fallecimiento de persona clave, o espera recibirlo, contacte a nuestro equipo para una revisión de su caso de los registros de la póliza.

Nischay Rawal actúa como agente de seguros con licencia para asuntos de seguros en esta página. El seguro se ofrece por separado de nuestra práctica de contabilidad. Cualquier comisión se divulga por escrito antes de iniciar la relación profesional. Los honorarios de contabilidad se establecen en una carta de compromiso antes de comenzar el trabajo.

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