Proteja a su empresa con un seguro de persona clave para empleados H-1B

Seguro de persona clave para empleados H-1B: lista de verificación

Qué cubre el seguro de persona clave y por qué surge la cuestión del visado

El seguro de persona clave es un seguro de vida o de incapacidad que paga a una empresa por las pérdidas financieras causadas por la muerte o la incapacidad de un empleado clave (Insurance Information Institute). Cuando ese empleado tiene una visa H-1B u otra visa de trabajo, el empleador debe responder algunas preguntas adicionales. Esta lista de verificación del seguro de persona clave para empleados H-1B las recorre desde la perspectiva del empleador, un punto a la vez.

En la estructura habitual, la empresa es propietaria de la póliza, paga la prima y recibe el beneficio por fallecimiento. La necesidad de la empresa surge del puesto del empleado y de la pérdida que enfrentaría la empresa, no del lugar de nacimiento del empleado. La visa añade preguntas sobre cuánto tiempo permanecerá el empleado y si es probable un traslado al extranjero. Esas respuestas deben figurar en su expediente antes de presentar la solicitud.

Esta lista cubre únicamente las preguntas desde el lado del empleador. Para conocer el panorama general del producto, lea nuestra guía del seguro de persona clave.

Punto 1 de la lista: ¿Tiene la empresa un interés asegurable en este empleado?

La ley de interés asegurable de Florida exige que ese interés exista en el momento en que se celebra el contrato (Fla. Stat. 627.404). No necesita mantenerse una vez iniciada la cobertura.

Prueba: ¿Perder a este empleado le costaría dinero a la empresa? Entre los ejemplos se incluyen la pérdida de ingresos, el costo de contratar y capacitar a un reemplazo, o la pérdida de una habilidad o de una relación con clientes que solo esta persona posee.

Si la respuesta es sí: Anote el puesto, la razón comercial para la cobertura y el costo estimado de perder al empleado. Guarde esa nota junto con la solicitud.

Si la respuesta es no o no está clara: No presente la solicitud todavía. Una revisión de su caso puede ayudar a comprobar si el argumento comercial se sostiene.

La ley de Florida reconoce a una entidad empresarial un interés asegurable en sus propietarios, directores, funcionarios, socios, gerentes y empleados o personas clave, siempre que el empleado o la persona clave consienta por escrito antes de que se adquiera el seguro. La nacionalidad y el estatus migratorio no forman parte de ello. La nacionalidad y el estatus migratorio no forman parte de ello.

Punto 2 de la lista: ¿Ha dado el empleado su consentimiento por escrito?

Una empresa solo puede asegurar a un empleado clave después de que ese empleado dé su consentimiento por escrito antes de la compra. La ley de Florida establece esta regla para los empleados clave (Fla. Stat. 627.404). Las normas fiscales federales para las pólizas de propiedad del empleador también exigen el consentimiento por escrito y una notificación escrita al empleado antes de emitir la póliza, incluido el aviso de que la empresa será beneficiaria.

Prueba: ¿Se le ha informado por escrito al empleado que la empresa planea asegurar su vida y ha firmado un consentimiento antes de que se presente la solicitud?

Si la respuesta es sí: Guarde el consentimiento firmado junto con la solicitud y la póliza.

Si la respuesta es no: Obtenga el consentimiento firmado antes de presentar la solicitud. No presione al empleado. La ley también prohíbe a la empresa tomar represalias o medidas adversas contra un empleado clave que se niegue a consentir.

Punto 3 de la lista: ¿Cómo afecta el estatus de visado del empleado a la decisión de cobertura?

El visado importa solo a través del puesto del empleado y de la duración prevista del empleo. Su decisión debe basarse en esos dos hechos, no en el país de origen del empleado.

Prueba: ¿Espera la empresa que este empleado permanezca en el puesto durante el período que cubriría la póliza?

Si la respuesta es sí: Anote el período de empleo previsto en el expediente de cobertura.

Si no está claro: Anote la posibilidad en las notas. Un cambio de empleador, de estatus o de puesto puede acortar el tiempo que el empleado permanece en la empresa.

Actualice las notas cuando cambie el plan de empleo. Trate el visado como un dato más del expediente, no como una razón para tratar al empleado de forma diferente.

Punto 4 de la lista: ¿Se trasladaría el empleado al extranjero durante la vigencia de la póliza?

Un traslado al extranjero no resuelve la cuestión por sí solo. Las propias condiciones de la póliza y la respuesta por escrito de la aseguradora determinan lo que ocurre.

Prueba: ¿Existe una posibilidad realista de que el empleado se radique fuera de los Estados Unidos, por un traslado, una mudanza personal o el vencimiento de la visa de trabajo?

Si un traslado es posible: Pregunte por escrito a la aseguradora cómo afectan los cambios de residencia a las primas, los beneficios, la suscripción y la continuidad. Obtenga esa respuesta antes de que se emita la póliza y guárdela en el expediente.

Los pagos pueden volverse más difíciles durante un traslado. Muchas pólizas de seguro de vida incluyen un período de gracia para pagar una prima después de su fecha de vencimiento. El contrato de la póliza indica cuánto dura ese período y si la cobertura sigue vigente durante él. Planifique los pagos teniendo en cuenta ese plazo.

Punto 5 de la lista: ¿Se ajustan las condiciones de la póliza a las necesidades de la empresa?

Prueba: ¿Sabe quién es el propietario de la póliza, quién es el beneficiario, cómo se pagan las primas y qué ocurre si una de ellas no se paga?

En la mayoría de las estructuras de persona clave, la empresa es propietaria de la póliza, paga la prima y es la beneficiaria. Los derechos exactos dependen del formulario de la póliza y de las condiciones de la aseguradora.

El seguro de vida temporal cubre un período limitado. El seguro de vida entera o permanente cubre la vida del asegurado e incluye una función de valor en efectivo (FINRA). La opción más adecuada depende de cuánto tiempo necesite la empresa la cobertura.

Aquí importan dos reglas de Florida. Si la edad del asegurado se registró incorrectamente, el beneficio es el que la prima habría comprado a la edad correcta (Fla. Stat. 627.456). Una cláusula de incontestabilidad no impide que la aseguradora invoque posteriormente las exclusiones (Fla. Stat. 627.463).

Pregunte por escrito a la aseguradora sobre los cambios de prima con la edad, la cancelación y la conversión. Si las condiciones no encajan con el plan de la empresa, no firme. Una revisión de su caso puede comparar el formulario de la póliza, sus límites y sus exclusiones con la necesidad planteada.

Punto 6 de la lista: ¿Está preparado para las preguntas de salud y la suscripción?

La suscripción decide si la póliza se emite y en qué condiciones.

Prueba: ¿Se le ha informado al empleado de que la solicitud pregunta por su salud y de que la aseguradora puede solicitar historiales médicos o un examen antes de emitir la cobertura?

Si la póliza está sujeta a suscripción completa: Planifique desde el inicio las preguntas de salud y los posibles historiales. No describa la solicitud como una que no requiere información de salud.

Si el historial de salud del empleado es incierto: Infórmele al empleado de que la solicitud preguntará por ello. Acepte la decisión de la aseguradora como respuesta.

La ley de Florida permite que una aseguradora confíe de buena fe en las declaraciones del solicitante sobre el interés asegurable, así que mantenga esas declaraciones exactas (Fla. Stat. 627.404).

Punto 7 de la lista: Qué debe conservar el empleador y qué no debe hacer

Mantenga un solo expediente con las notas sobre el interés asegurable, el consentimiento firmado, la solicitud, la póliza, la designación de beneficiario, el registro de pagos de primas y cada respuesta escrita de la aseguradora, fechada al recibirla.

La declaración indica si se mantiene un consentimiento válido para cada empleado asegurado (26 U.S.C. 6039I). El IRS indica que los beneficios por fallecimiento generalmente se excluyen del ingreso bruto, pero los intereses recibidos sobre el producto son gravables (Internal Revenue Service).

No describa la póliza como una inversión o un plan de ahorro, y no prometa un rendimiento. No use el estatus de visado para señalar al empleado con condiciones de cobertura distintas. Revise los efectos fiscales frente a los hechos propios de la empresa antes de comprar.

El seguro se ofrece a través del agente con licencia, por separado de la práctica de contabilidad.

Siguiente paso: Solicite una revisión de su caso para su empleado clave

Si la empresa supera la prueba del interés asegurable y el empleado ha consentido por escrito, el siguiente paso es una revisión de su caso que abarque el puesto, las condiciones de la póliza y los registros de la empresa. NR CPAs & Business Advisors es una firma de CPA en Miami que ayuda a propietarios de empresas y familias a elegir seguros de vida. Comuníquese con nosotros para programar una revisión de su caso sobre la situación de su empleado clave.

Nischay Rawal es el agente responsable de esta página. Actúa como agente de seguros con licencia para cualquier póliza ofrecida. Para el contexto de Florida, consulte el seguro de persona clave en Florida.

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