Proteja a su empresa si un empleado clave deja de trabajar

Seguro de vida de persona clave para un empleado con visa H-1B | NR CPAs

El seguro de vida de persona clave para un empleado con visa H-1B es una póliza de seguro de vida que una empresa contrata sobre un trabajador del que depende. La empresa paga las primas y es la beneficiaria, por lo que el pago de la póliza va a la compañía y no a la familia del empleado. Esta guía explica cómo funciona la póliza, quién es su propietario y cómo se aplican las normas fiscales. Está escrita para dueños, socios y responsables de finanzas o de recursos humanos, incluidos quienes patrocinan a personal con visa.

Qué es el seguro de persona clave para un empleado con visa H-1B

El seguro de persona clave es una póliza que una empresa solicita, posee y paga sobre la vida de un empleado clave. El empleado es el asegurado. La empresa es la beneficiaria, de modo que el beneficio por fallecimiento ayuda a la compañía a absorber pérdidas y a cubrir los costos de reemplazo.

Insurance Information Institute explica que la cobertura de persona clave compensa a una empresa por las pérdidas financieras causadas por la muerte o la incapacidad del empleado.

Esta cobertura es adecuada para empresas en las que la pérdida de una sola persona interrumpiría los ingresos, las relaciones con clientes o las operaciones diarias. Puede incluir a una empresa que patrocina a un trabajador con visa H-1B en un puesto del que depende. La visa no crea la necesidad de la póliza. Lo que la crea es la dependencia de la empresa respecto de esa persona.

El seguro de esta página lo ofrece Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, por separado de la práctica contable de la firma.

Cómo el estatus de visa afecta la exposición de la empresa

El estatus de visa no cambia el funcionamiento del seguro, pero sí puede generar preguntas después de una pérdida. Una empresa que patrocina a un trabajador H-1B suele gastar dinero en peticiones, trámites y capacitación para ese puesto. Un fallecimiento repentino o una enfermedad grave crea la misma brecha de continuidad que para cualquier persona clave.

Antes de contratar, una empresa debería poder responder tres preguntas:

• ¿Quién es la persona clave y qué aporta esa función a los ingresos?
• ¿Cuánto costaría reemplazar a esa persona y capacitar a un sucesor?
• ¿El empleado ha dado su consentimiento por escrito para la cobertura?

El contrato de seguro y la documentación de la visa son documentos separados. Esta revisión de su caso abarca los aspectos de seguros y fiscales. Las cuestiones migratorias quedan fuera de su alcance.

Qué cubre la póliza y qué no cubre

Una póliza de vida de persona clave paga un beneficio por fallecimiento a la empresa cuando el asegurado muere mientras la póliza está vigente. Revise estos elementos en la póliza antes de contratarla:

• El nombre del asegurado, el propietario y el beneficiario
• El monto nominal, que es la cantidad pagadera al fallecer
• El tipo de póliza, ya sea temporal o de vida entera
• El periodo de pago de la prima y cualquier cambio en las primas o en el monto nominal
• El nombre de la aseguradora y el número de forma de la póliza
• Las exclusiones y limitaciones de la forma de la póliza
• La renovabilidad, la cancelabilidad y cualquier cambio por edad

La aseguradora revisa la información de salud antes de emitir la póliza. Se requieren preguntas de salud, y la emisión depende de la asegurabilidad.

La cobertura por incapacidad es un producto aparte. Confirme si la póliza paga únicamente por fallecimiento.

La ley de Florida exige que las pólizas de vida se vuelvan incontestables una vez que hayan estado en vigor durante la vida del asegurado por dos años desde su emisión, excepto por falta de pago de primas y, a opción de la aseguradora, las disposiciones sobre beneficios por incapacidad y seguro adicional por muerte accidental (Fla. Stat. § 627.455). La ley de Florida también exige un periodo de gracia de al menos 30 días para el pago de las primas posteriores a la primera (Fla. Stat. § 627.453).

Quién es el propietario de la póliza, quién paga y cómo tributa

La empresa normalmente es propietaria de la póliza y la paga, y normalmente recibe el beneficio por fallecimiento. La ley de Florida permite que una empresa asegure a una persona clave solo con el consentimiento por escrito de esa persona, otorgado antes de que se contrate la póliza (Fla. Stat. § 627.404). La empresa no puede tomar represalias ni adoptar medidas perjudiciales contra un empleado o persona clave que no consienta el seguro.

Según la ley federal, el producto por fallecimiento del seguro de vida generalmente no constituye ingreso gravable (IRC § 101). La guía del IRS sobre los productos del seguro de vida indica que los intereses que generan esos productos sí son gravables.

Las primas generalmente no son deducibles cuando la empresa es la beneficiaria (IRC § 264).

La sección 101(j) generalmente limita la exclusión fiscal de los contratos de propiedad del empleador a las primas y otros importes pagados por la empresa, pero la sección tiene excepciones que solo se aplican si se cumplen los requisitos de notificación y consentimiento, por ejemplo cuando el importe se paga a un familiar del asegurado, a un beneficiario designado, a un fideicomiso para ellos o a la sucesión del asegurado (IRC § 101). La residencia puede cambiar el panorama fiscal. Las empresas que sean propietarias de contratos de propiedad del empleador emitidos después de la fecha de promulgación de esta sección también deben presentar una declaración anual y conservar los registros de consentimiento (IRC § 6039I).

Los resultados fiscales dependen de la póliza, de la estructura de la empresa y de los hechos del caso. Los servicios contables de la firma son independientes de la venta de seguros.

Cuánta cobertura contratar y cuántas personas clave asegurar

La mayoría de las empresas determinan el monto de la cobertura según el dinero que perderían, o que necesitarían, si la persona faltara. Normalmente tres elementos son los más importantes: los ingresos perdidos mientras la empresa se recupera o busca un reemplazo, el costo de reclutar y capacitar a un sustituto, y el efectivo necesario para las deudas vinculadas al puesto.

A continuación, un ejemplo con supuestos identificados. Supongamos que una empresa prevé una pérdida de utilidades de 120,000 dólares durante seis meses, más 30,000 dólares para reclutar y capacitar a un reemplazo. Una cifra de planificación partiría de alrededor de 150,000 dólares. Son cifras de ejemplo, no referencias de mercado.

Muchas empresas aseguran a más de una persona. Decidir quién se considera clave depende del puesto y de la autoridad de la persona. La revisión de su caso analiza estas cuestiones con los registros financieros de la empresa. El resultado es una cifra de planificación, no una valoración del negocio.

Cómo funciona el proceso, paso a paso

El proceso avanza desde una revisión de la cobertura hasta la suscripción y luego hasta la entrega de la póliza. Esta es la secuencia habitual:

1. Revisión de la cobertura: La firma analiza el puesto del empleado clave y las necesidades de la empresa.
2. Reunir información: Reúna el puesto del empleado, su edad, su residencia y planes de viaje, sus antecedentes de salud, los estados financieros y cualquier póliza existente sobre la misma persona.
3. Comparar opciones: Revise el nombre de la aseguradora, el número de forma de la póliza, las primas, los límites y las exclusiones.
4. Solicitar: Obtenga el consentimiento por escrito del empleado y responda las preguntas de suscripción. El tiempo de suscripción varía.
5. Revisar la póliza: Compare la póliza entregada con las opciones que revisó.

Si la empresa ya tiene una póliza sobre este empleado, se aplican las reglas de reemplazo. Compare la póliza anterior con la nueva antes de realizar cualquier cambio.

UU., los montos recibidos por razón de la muerte del asegurado no se incluyen en el ingreso bruto, salvo que otras disposiciones de la sección 101 establezcan lo contrario. El plazo total depende de los hechos de cada caso.

Preguntas frecuentes sobre el seguro de persona clave para un empleado con visa H-1B

Por qué NR CPAs y su siguiente paso

NR CPAs & Business Advisors es una firma de CPA en Miami. Ayuda a familias, profesionales y dueños de empresas en todo Estados Unidos a elegir y contratar seguros de vida, incluidos hogares y dueños de empresas indoamericanos. La firma aporta la perspectiva de un CPA sobre impuestos y flujo de efectivo en cada revisión.

Nischay Rawal es el agente responsable de esta página y es agente de seguros con licencia. El seguro lo ofrece el agente con licencia, por separado de la práctica contable de la firma.

Si está considerando un seguro de persona clave para su empresa, puede solicitar una revisión de su caso con nuestro equipo para analizar sus opciones.