Seguro de persona clave: cuánto le costaría a su empresa perder a una persona clave en costes de contratación y formación

Costos de reclutamiento y capacitación para el seguro de persona clave

Reemplazar a un empleado clave cuesta más que la tarifa de búsqueda. El costo total suele incluir los gastos de reclutamiento, el salario mientras el puesto está vacante, el tiempo de capacitación del nuevo contratado y las ventas o el margen perdidos mientras el trabajo solo está parcialmente cubierto. Si sumas esos conceptos, obtienes una estimación de reemplazo. Después puedes comparar el monto del beneficio de un seguro de persona clave con esa estimación.

Este seguro ayuda a una empresa con las pérdidas financieras causadas por la muerte o la incapacidad de esa persona. No puede devolver las habilidades, las relaciones ni la experiencia de la persona.

Lo que realmente cuesta reemplazar a un empleado clave

Reemplazar a un empleado clave cuesta la suma de varios conceptos, no solo una factura de búsqueda. Esos conceptos son los costos de reclutamiento, el salario durante la búsqueda, el tiempo de capacitación y adaptación, y las ventas o el margen perdidos durante el vacío.

Muchos propietarios se detienen en la factura de la firma de búsqueda. Esa cifra es real, pero con frecuencia es la parte más pequeña del total. Los costos mayores provienen del tiempo. Un nuevo contratado puede necesitar meses para conocer los clientes, los sistemas y los procesos que el empleado anterior dominaba.

El Insurance Information Institute sobre el seguro de empleados clave explica que esta cobertura compensa a una empresa por las pérdidas financieras causadas por la muerte o la incapacidad de un empleado.

Aquí, el monto del beneficio es la suma que una póliza de persona clave pagaría a la empresa. Usted compara esa suma con su propia estimación de reemplazo. La estimación proviene de sus registros. No es una predicción de lo que costará una pérdida específica.

Honorarios de reclutamiento, costos de búsqueda y gastos de contratación

Los costos de reclutamiento son el dinero y el tiempo que usted invierte para encontrar, evaluar y contratar a una nueva persona.

Empiece con una lista. Incluya los honorarios de la agencia o de la firma de búsqueda, la publicidad de las vacantes, las verificaciones de antecedentes y las pruebas de habilidades. Añada cualquier pago de bienvenida o gasto de mudanza que haya ofrecido. Luego sume las horas internas que dedicaron los gerentes a revisar solicitudes, entrevistar y hacer la oferta.

Tome cada cifra de las facturas de contratación anteriores y de los registros de recursos humanos. Si ya contrató para un puesto similar, use lo que realmente pagó. La memoria tiende a olvidar los cargos pequeños y a subestimar el total.

Si desea una referencia externa, use una encuesta publicada del sector. Anote su nombre, su año y lo que mide. Use la cifra solo como verificación cruzada de sus propios números. Una encuesta muestra promedios, no su empresa.

Sus facturas siguen siendo la fuente principal. Así la estimación se mantiene ligada a su negocio.

Salario durante la búsqueda y cobertura temporal

Normalmente el pago continúa, o se sustituye, mientras un puesto clave está vacante. El trabajo tiene que seguir haciéndose.

Durante una vacante, la empresa puede pagar personal temporal, contratistas o horas extra para cubrir tareas clave. Cada uno de esos costos entra en la hoja de cálculo. El salario que sigue pagando por un puesto vacío también cuenta.

Para estimar el período de búsqueda, cuente las semanas desde la salida del empleado hasta la fecha de inicio del nuevo contratado. Use los registros de vacantes anteriores cuando los tenga. Si no tiene ninguno, estime un caso más corto y otro más largo.

Multiplique el salario semanal y el costo semanal de la cobertura temporal por el número de semanas. Sume ese resultado a las cifras de reclutamiento. Una búsqueda más larga aumenta el total. Una más corta lo reduce. Como el período de búsqueda es una estimación, el total también lo es.

Tiempo de capacitación y período de adaptación

Un nuevo contratado normalmente produce menos que la persona que se fue, al menos durante un tiempo. Esa brecha es el período de adaptación.

La capacitación tiene un costo directo. Cuente las horas del capacitador, el tiempo pagado que el nuevo empleado dedica a aprender y el tiempo de supervisión de los gerentes. También cuente la producción que el nuevo empleado no genera mientras aprende.

Determine la duración de la adaptación con cuidado. El puesto importa. Un contador y un líder de ventas senior no se adaptan a la misma velocidad. El trabajo ligado a relaciones con clientes o a sistemas personalizados suele tardar más. Sus registros de incorporación anteriores son la mejor guía.

Use sus propias tarifas salariales y de tiempo. Valore las horas de cada persona según lo que realmente paga su nómina. Así la cifra permanece ligada a su empresa, no a un promedio externo.

Ventas y margen perdidos durante el vacío

El margen perdido es la ganancia que no obtiene sobre los ingresos que una vacante retrasa o pierde.

Las ventas perdidas son los ingresos que generaba la persona que se fue y que usted no registra durante el vacío. El margen perdido es la ganancia sobre esos ingresos, después de los costos que aun así habría pagado.

Separe los ingresos que dependen de esa persona de los que conservaría. Las relaciones, el trabajo especializado y las cuentas clave suelen estar ligados a una sola persona. Los pedidos rutinarios que cualquier miembro del personal puede atender normalmente no lo están. Sea honesto sobre cuál es cuál.

Estime el margen mensual en riesgo. Multiplique esa cifra por el período de vacío esperado. Sume el resultado a los demás conceptos. Juntos muestran el costo total del vacío, no solo la factura de contratación.

Una hoja de cálculo para evaluar el monto nominal

Una hoja de cálculo sencilla suma las filas de costos y luego compara el total con el monto nominal que usted está considerando. El monto nominal es el beneficio por fallecimiento indicado en la póliza.

Use estas filas:

• Honorarios de reclutamiento y gastos de contratación
• Salario durante la búsqueda
• Cobertura temporal
• Costo de capacitación y adaptación
• Ventas y margen perdidos
• Otros costos directos

Sume las filas para obtener una estimación total de reemplazo. Después compare ese total con el monto nominal propuesto.

Si el monto nominal está por debajo de la estimación, parte del costo queda sin cubrir. Si está por encima, debería poder explicar una razón comercial clara para el monto mayor.

La aseguradora decide qué monto nominal emitirá, según su suscripción. Por eso la hoja de cálculo evalúa el ajuste. No garantiza ningún monto.

Las pólizas de vida entera y de vida temporal se diferencian en cuánto dura la cobertura y en cómo se muestran los valores en efectivo. La página principal sobre el seguro de persona clave explica cómo esas diferencias influyen en la elección.

Cómo se usan los beneficios y lo que el seguro de persona clave no hace

En un acuerdo de persona clave, la empresa es propietaria de la póliza y recibe los beneficios. La empresa decide cómo usarlos.

La ley de Florida exige el consentimiento por escrito antes de que una empresa compre un seguro sobre un empleado clave. La empresa no puede tomar represalias contra una persona clave que se niegue a dar su consentimiento. Los Estatutos de Florida sobre interés asegurable establecen esas reglas. También señalan que el interés asegurable no necesita existir después de que comienza la cobertura.

La ley federal generalmente excluye los beneficios por fallecimiento del ingreso bruto. La guía del IRS sobre si los beneficios del seguro de vida están sujetos a impuestos indica que la respuesta depende de las circunstancias. Sus hechos determinan el resultado.

Los beneficios no son una promesa de ganancias. No reemplazan las habilidades, las relaciones ni la experiencia del empleado. El pago sigue los términos de la póliza, sus exclusiones y el proceso de reclamación de la aseguradora. El seguro de vida también incluye preguntas de salud, y la emisión puede depender de la asegurabilidad.

Revise la estimación cuando cambien el puesto o el salario del empleado. Un aumento de sueldo o una nueva cuenta clave pueden modificar las cifras.

Llevar su hoja de cálculo a una revisión de cobertura

Si la pérdida de un empleado clave interrumpiría sus ventas u operaciones, una revisión de cobertura puede evaluar su hoja de cálculo frente a un monto nominal y un tipo de póliza propuestos.

Traiga sus facturas de contratación, las tarifas de nómina y su estimación del vacío. Traiga sus preguntas sobre el seguro de vida entera y el de vida temporal. Nuestro equipo puede explicarle cómo cada fila de la hoja de cálculo se ajusta a la elección de la póliza.

Nischay Rawal es agente de seguros con licencia en Florida. El seguro se ofrece a través del agente con licencia, por separado de la práctica de contabilidad.

Contacte a NR CPAs & Business Advisors para solicitar una revisión de cobertura de su hoja de cálculo.