Aviso y consentimiento por escrito de la sección 101(j) para un seguro de persona clave

Guía de aviso y consentimiento de la sección 101(j) para el seguro de persona clave

Antes de que se emita la póliza, el empleador debe entregar al asegurado un aviso por escrito y obtener su consentimiento por escrito. Esta guía explica esos pasos en lenguaje sencillo, las excepciones que habilitan y lo que una empresa debe planificar. NR CPAs & Business Advisors es una firma de CPAs en Miami. El seguro lo ofrece su agente de seguros autorizado, Nischay Rawal, por separado de la práctica de contabilidad.

Qué significan el aviso y el consentimiento de la IRC 101(j) para una póliza de persona clave

La IRC 101(j) establece las condiciones de aviso y consentimiento para el seguro de vida contratado por el empleador, conocido como EOLI. El estatuto define al “tenedor de póliza aplicable” como la persona que es dueña del contrato.

El seguro de vida contratado por el empleador es una póliza de vida que un negocio posee y de la que es beneficiario, sobre la vida de un empleado, director o dueño.

Una póliza de persona clave es un escenario habitual para estas reglas. Asegura a alguien cuya muerte afectaría los ingresos o las operaciones de la empresa. La guía del Insurance Information Institute explica que la cobertura de persona clave ayuda a un negocio a absorber las pérdidas financieras causadas por la muerte o la incapacidad de un empleado clave.

Según el preguntas frecuentes del IRS sobre los montos pagados por seguros de vida, los beneficios por fallecimiento de un seguro de vida generalmente no son ingreso gravable. La sección 101(j) cambia ese panorama para las pólizas contratadas por el empleador que no cumplen sus condiciones. Si un pago concreto es gravable depende de los hechos de la póliza, de la entidad comercial y del papel que desempeña el asegurado.

El aviso por escrito y el consentimiento por escrito del empleado

Antes de que se emita la póliza, el empleado debe recibir un aviso por escrito y dar su consentimiento por escrito. La sección 101(j) establece que, para un contrato de seguro de vida sobre un empleado en el que se cumplan los requisitos de aviso y consentimiento del párrafo (4), la regla general de exclusión del párrafo (1) no se aplica a ciertos montos, entre ellos los pagados a un miembro de la familia del asegurado, a un beneficiario designado, a un fideicomiso establecido en beneficio de ellos o a la sucesión del asegurado (IRC § 101).

• Aviso: Se informa al empleado por escrito que el negocio tiene la intención de asegurar la vida del empleado, y del monto nominal máximo por el que podría quedar asegurado al momento de la emisión.
• Consentimiento: El empleado acepta por escrito ser asegurado. El consentimiento debe indicar que la cobertura puede continuar después de que el empleado deje de trabajar para la empresa.
• Divulgación del beneficiario: Se informa al empleado por escrito que el negocio será beneficiario de cualquier pago por fallecimiento.

Una secuencia sencilla ayuda a mantener el papeleo en orden:

1. Redacte los formularios de aviso y consentimiento.
2. El empleado recibe los formularios y los firma.
3. El negocio archiva las copias firmadas en sus registros.
4. La póliza se emite solo después de completar estos pasos.

Use un lenguaje sencillo en el aviso. Indique con claridad el nombre del asegurado, el de la empresa y el monto nominal. Una redacción clara facilita revisar el expediente más adelante. Compare la redacción con la póliza y con los hechos de su empresa antes de que alguien firme.

Excepciones que mantienen libres de impuestos los beneficios por fallecimiento

Las excepciones del estatuto solo se aplican cuando se cumplen los pasos de aviso y consentimiento. La sección 101(j) enumera las excepciones, que se aplican solo cuando se cumplen los requisitos de aviso y consentimiento del párrafo (4).

Tomemos como ejemplo una empresa de propiedad cerrada que compra una póliza sobre su gerente de operaciones. Ese día, el gerente figura en la nómina. Aun así, el negocio necesita el aviso y el consentimiento por escrito antes de la emisión, porque la excepción depende de esos pasos.

El estatuto también contempla otras excepciones. Cuál corresponde depende del papel del asegurado, de las fechas y de quién recibe los beneficios. Una revisión de su caso analiza esos hechos uno por uno. Anote el cargo del asegurado, su fecha de ingreso y cualquier cambio de función antes de presentar la solicitud.

Qué ocurre si no se cumplen el aviso y el consentimiento

Si no se cumplen los pasos de aviso y consentimiento, las excepciones no se aplican. La regla general de la sección 101(j)(1) rige entonces el contrato. El negocio podría tener que pagar impuestos sobre parte del beneficio por fallecimiento, lo que puede diferir en gran medida de lo que había previsto.

Esto afecta al flujo de efectivo. Muchas empresas planean usar los beneficios por fallecimiento para reemplazar a un ejecutivo perdido o para financiar una compra de la participación. Si el resultado fiscal es distinto, el efectivo disponible después de impuestos puede ser menor de lo que suponía el plan. Diseñe el plan de financiamiento en función del resultado fiscal, no solo del monto nominal.

Resuelva estas preguntas con anticipación. Esperar a que surja una reclamación hace que el calendario sea más difícil de controlar. Corregir un paso omitido después de emitida la póliza es una cuestión aparte. Debe revisarse según sus hechos antes de que alguien dependa de la póliza.

Informes anuales y registros conforme a la sección 6039I

Un negocio que posee estos contratos debe presentar una declaración anual y conservar registros. La sección 6039I exige que cada tenedor de póliza aplicable que posea uno o más de estos contratos emitidos después de su promulgación presente una declaración que muestre:

• el número de empleados al cierre del año y el número asegurado en virtud de los contratos
• el total de seguros vigentes al cierre del año
• el nombre del negocio, su dirección, su número de identificación fiscal y su tipo de negocio
• si tiene un consentimiento válido para cada empleado asegurado, o cuántos consentimientos faltan

El texto de la IRC § 6039I también exige registros que demuestren si se cumplen las reglas de aviso y consentimiento. Conserve los avisos firmados, los consentimientos y las divulgaciones de beneficiario de cada empleado asegurado. Compártalos con su preparador de impuestos cada año en que sea dueño del contrato.

Cómo se configura una póliza de persona clave con NR CPAs & Business Advisors

La firma comienza con una revisión de su caso y luego configura los registros de aviso, consentimiento y beneficiario antes de que se emita cualquier póliza.

1. Revisión de su caso. Nischay Rawal, agente de seguros autorizado, analiza la función de la persona clave, el propósito de la cobertura y el panorama fiscal y de flujo de efectivo de la empresa.
2. Estructura. Se identifican el dueño, el asegurado y el beneficiario, así como la forma en que se usarían los beneficios.
3. Aviso y consentimiento. El aviso por escrito, el consentimiento y la divulgación del beneficiario se completan y firman antes de la emisión.
4. Solicitud y suscripción. El asegurado responde las preguntas de salud. La aseguradora decide si emite la póliza y en qué condiciones, con base en la asegurabilidad.
5. Informes continuos. Las declaraciones anuales y los registros siguen los pasos descritos arriba. El trabajo fiscal de la firma puede coordinar este proceso cuando el negocio utiliza a la firma para ello.

Los honorarios de la revisión de su caso se explican por escrito antes de iniciar el trabajo. El seguro lo ofrece Nischay Rawal, agente de seguros autorizado, por separado de la práctica de contabilidad e impuestos de la firma.

Preguntas frecuentes

Conversemos sobre la situación de su empresa

Quizás un socio o un empleado clave ya figura en una póliza. Quizás se está hablando de una compra de participación o de que un dueño planea retirarse. Estos son los momentos en que los pasos de aviso y consentimiento son más fáciles de pasar por alto. Proteger a su familia y a su negocio a menudo comienza por hacer bien este papeleo antes de que se emita una póliza. Si desea revisar los datos de aviso, consentimiento y beneficiario de su empresa, comuníquese con NR CPAs & Business Advisors para programar una revisión de su caso con Nischay Rawal.