Seguro para múltiples empleados clave: proteja la continuidad de su empresa si uno de ellos deja de estar presente

Seguro de persona clave para varios empleados clave | NR CPAs

El seguro de persona clave para varios empleados clave es posible, y normalmente se contrata con una póliza por persona. Cada empleado asegurado tiene su propia póliza, con su propio monto asegurado, prima y evaluación de salud. A continuación explicamos cómo funciona, qué deben verificar las empresas según las normas de Florida y federales, y qué querría registrar un CPA.

La respuesta corta: sí, normalmente una póliza por empleado clave

Sí, una empresa puede asegurar a varios empleados clave, y la configuración habitual es una póliza para cada persona. Cada póliza designa a una persona asegurada, establece su propio monto asegurado (el beneficio por fallecimiento que paga) y tiene su propia prima.

El seguro de persona clave es una póliza de seguro de vida que una empresa posee sobre un empleado cuya muerte le causaría un perjuicio financiero. El Insurance Information Institute explica que estos beneficios compensan las pérdidas derivadas del fallecimiento o la incapacidad de un empleado clave.

Una póliza por persona mantiene cada monto vinculado al valor que esa persona aporta a la empresa. Un líder de ventas y un contralor pueden importar de maneras muy distintas. Su cobertura debe reflejar esa diferencia, no una sola cifra para todo el equipo.

La configuración exacta depende de la aseguradora y del formulario de la póliza, así que revísela antes de que se emita cualquier póliza.

Propiedad y beneficiario cuando hay varias personas aseguradas

En la configuración habitual, la empresa es propietaria de cada póliza, la empresa es la beneficiaria y el empleado es la persona asegurada. La empresa paga las primas.

Cada póliza necesita su propia solicitud, su propia persona asegurada y su propio monto asegurado. No suponga que una sola solicitud cubre a todo el equipo.

La ley de Florida establece que una empresa tiene un interés asegurable en la vida, el cuerpo y la salud de cualquiera de los propietarios, directores, funcionarios, socios y gerentes de la empresa o de cualquier afiliada o subsidiaria, así como de los empleados clave o personas clave de la empresa o de una afiliada o subsidiaria (Fla. Stat. § 627.404). La empresa no puede tomar represalias contra quien no dé su consentimiento (Fla. Stat. § 627.404).

En la práctica, obtenga un consentimiento firmado de cada empleado antes de presentar la solicitud. Guarde ese consentimiento en el expediente de la empresa junto con los registros de la póliza.

Cómo decidir qué empleados incluir

La lista adecuada depende de los hechos propios de la empresa. Comience preguntándose qué personas, si faltaran de forma repentina, provocarían un impacto financiero medible.

Los cargos que suelen surgir incluyen a propietarios y gerentes principales, personas que mantienen relaciones importantes con clientes, personas con conocimientos técnicos especializados o licencias, y quienes dirigen las operaciones centrales.

Para cada persona, pregúntese tres cosas. ¿Caerían los ingresos? ¿Se detendrían los proyectos? ¿Cuánto costaría reclutar y capacitar a un reemplazo?

Responda estas preguntas con los registros de la empresa sobre ingresos y responsabilidades, no solo con los títulos de los cargos. Un puesto discreto puede ser más importante que uno de alto nivel si solo una persona sabe cómo funciona un sistema crítico.

Cómo calcular el monto de cobertura para cada empleado clave

Cada monto asegurado normalmente se fija según lo que esa persona aporta a la empresa. Los montos pueden variar de un empleado a otro.

Los factores habituales incluyen los ingresos vinculados a la persona, el costo de encontrar y capacitar a un sucesor, y las deudas u obligaciones que la empresa tendría que cubrir. Tome cada dato de los libros de la empresa en lugar de estimaciones.

Un monto asegurado mayor implica una prima mayor. Las primas y los montos asegurados también pueden cambiar con la edad y la suscripción, así que verifique cada cifra contra el formulario de la póliza.

Desde la perspectiva de un CPA, el monto de cobertura debe ajustarse al flujo de caja y a los registros de la empresa. Las primas se pagan durante años, así que una cifra que la empresa no puede sostener durante todo el periodo de pago no es una buena opción, aunque parezca correcta sobre el papel.

Suscripción: cada persona asegurada responde preguntas de salud

Cada empleado se evalúa con su propia solicitud, y las preguntas de salud forman parte de ese proceso. Las preguntas de salud son obligatorias, y la emisión de la póliza puede depender de la asegurabilidad.

El historial de salud de una persona no cambia automáticamente la póliza de otra. Cada solicitud se revisa por separado, así que un resultado no determina los demás.

Una empresa no debe suponer que todos los empleados pagarán la misma prima. La prima es el monto que se paga para mantener la póliza vigente, y puede ser distinta para cada persona asegurada.

Puntos fiscales y contables que plantearía un CPA

Los beneficios por fallecimiento pagados a una empresa generalmente están excluidos del ingreso bruto, pero las pólizas de propiedad del empleador añaden pasos de notificación, consentimiento y declaración. El IRS señala que los intereses recibidos sobre los beneficios tributan.

En el caso de contratos de propiedad del empleador, la exclusión depende de la notificación y el consentimiento. Según las reglas de notificación y consentimiento para contratos de seguro de vida de propiedad del empleador, el empleado debe ser notificado por escrito de la intención del empleador de asegurar su vida y del monto asegurado máximo por el que podría ser asegurado, y debe proporcionar su consentimiento por escrito antes de que se emita el contrato.

Los empleadores que son propietarios de estos contratos también deben presentar una declaración. Por cada año en que sean propietarios de contratos emitidos después de la fecha de promulgación de esta sección, la declaración debe mostrar el número de empleados del titular de la póliza al final del año, cuántos de esos empleados están asegurados bajo los contratos al final del año, el monto total del seguro vigente bajo los contratos al final del año, el nombre, la dirección, el número de identificación fiscal y el tipo de negocio del titular de la póliza, y que el titular de la póliza tiene un consentimiento válido para cada empleado asegurado (o, si no se obtuvieron todos los consentimientos, el número de empleados asegurados para quienes no se obtuvo consentimiento) (26 U.S.C. § 6039I).

Según el IRC § 264(a)(1), no se permite deducción por las primas de ninguna póliza de seguro de vida si el contribuyente es, directa o indirectamente, beneficiario de la póliza, lo que incluye a una empresa que es beneficiaria de su propia póliza de persona clave. Confirme el tratamiento de cada póliza antes de registrarla.

Mantenga un expediente por póliza. Registre la persona asegurada, el propietario, el beneficiario, el calendario de primas, el monto asegurado y la fecha de cada consentimiento.

En las pólizas de vida entera, muestre el valor en efectivo de rescate por separado del monto asegurado. Mantenga los valores garantizados y los valores no garantizados en líneas separadas en sus registros.

Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, ofrece seguros por separado de la práctica contable de la firma.

Cuando un empleado se retira, jubila o cambia de cargo

La póliza sigue siendo un contrato entre la empresa, la aseguradora y la persona asegurada. Sus términos rigen cualquier cambio.

Las normas sobre transferencia de propiedad, rescate y cancelación las establece cada aseguradora y cada formulario de póliza. Léalas antes de hacer cualquier cambio, porque una transferencia puede conllevar sus propios pasos fiscales y de documentación.

La cobertura de persona clave también puede complementar un acuerdo de compraventa entre socios cuando la salida de un propietario es un asunto de planificación. El acuerdo operativo de una LLC rige las relaciones entre sus miembros y la empresa (Fla. Stat. § 605.0105).

Cuando planifique una revisión, lleve una lista de los cambios de personal que prevé, el propietario de cada póliza y quién paga cada prima.

Próximos pasos: hablemos sobre los empleados clave de su empresa

Si la pérdida de varias personas afectaría a su negocio, una revisión de su caso puede ayudarle a diseñar una póliza para cada una de ellas. Un propietario de empresa en Florida, incluidas Miami o Fort Lauderdale, puede considerar útil identificar a las personas que dirigen las ventas, las operaciones y las relaciones clave con clientes.

Lea más en nuestra guía de seguro de persona clave antes de reunirse con nosotros.

Nuestros honorarios por una revisión de su caso se detallan por escrito antes de iniciar cualquier trabajo.

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