¿Cuánto tarda en pagar el seguro de persona clave?

Cómo tarda en pagarse un seguro de persona clave

¿Cuánto tarda en pagarse un seguro de persona clave? No existe un plazo único que sirva para todos los reclamos. El tiempo depende de los hechos de cada reclamo y puede acortarse cuando la empresa envía los documentos completos desde el principio. El seguro de persona clave normalmente paga a la empresa que es titular de la póliza. Según la sección 101(a)(1) del IRC, los beneficios por fallecimiento generalmente están excluidos del ingreso bruto, pero la sección 101(j) del IRC puede limitar esa exclusión en un contrato de seguro de vida de titularidad del empleador. Existe una excepción cuando el importe se paga a un miembro de la familia del asegurado, a un beneficiario designado por el asegurado conforme al contrato (distinto del titular aplicable de la póliza), a un fideicomiso en beneficio de cualquiera de ellos, o al patrimonio del asegurado, siempre que se cumplan los requisitos de notificación y consentimiento de la sección 101(j)(4) del IRC. La ley de Florida establece algunas reglas que afectan los plazos. La ley tributaria federal afecta cómo se trata el pago. Esta página recorre los pasos en orden, desde la notificación hasta el pago, y enumera las preguntas que conviene plantear a su contador.

Qué paga el seguro de persona clave y quién lo recibe

La empresa es titular de la póliza y cobra el beneficio por fallecimiento. El seguro de persona clave es un seguro de vida que una empresa contrata sobre una persona cuyo fallecimiento perjudicaría a la compañía. Esa persona puede ser un propietario, un ejecutivo o un empleado clave. La empresa paga las primas y se designa a sí misma como beneficiaria. La guía del Insurance Information Institute explica que esta cobertura compensa a una empresa por las pérdidas financieras causadas por la muerte o la incapacidad de un empleado.

El dinero va a la empresa, no a la familia. Después, la empresa decide cómo usarlo. Muchas empresas utilizan los fondos para cubrir ingresos perdidos, contratar y capacitar a un reemplazo, o pagar deudas.

La titularidad determina quién firma. Si la empresa es titular de la póliza y también su beneficiaria, alguien autorizado por la empresa debe actuar en su nombre. Una póliza personal que designa a un familiar sigue un camino distinto. Comience revisando los campos de titular y beneficiario de la póliza.

Primer paso: notificar a la aseguradora y reunir los documentos básicos

La empresa debe notificar a la aseguradora con prontitud y reunir los documentos de la póliza en un solo lugar. Llame al departamento de reclamaciones de la aseguradora. Tenga listos el número de póliza y el nombre completo del asegurado. Luego reúna los documentos que la aseguradora normalmente solicita:

• Una copia certificada del certificado de defunción
• El formulario de reclamación de la aseguradora
• Prueba de identidad del asegurado
• La póliza original y cualquier enmienda
• Registros de pago de primas

Guarde todo en una sola carpeta. Las piezas que faltan retrasan el reclamo.

Localice también el consentimiento por escrito que la empresa obtuvo del asegurado. Guarde ese consentimiento en el expediente de la póliza. Use el nombre de la aseguradora que aparece en la póliza en cada carta, para saber con exactitud quién está pagando.

Segundo paso: la aseguradora revisa el reclamo

La aseguradora verifica que la póliza estuviera vigente en la fecha del fallecimiento. También compara sus registros con los hechos que usted envía. Primero, la aseguradora confirma que las primas se pagaron según lo que exige la póliza. La ley de Florida exige un periodo de gracia de al menos 30 días para cualquier prima posterior a la primera. Si un reclamo llega durante ese periodo de gracia, la prima vencida, con intereses de hasta el 8 por ciento anual, puede deducirse del pago (Fla. Stat. § 627.453). Revise el historial de primas antes de presentar el reclamo.

Segundo, la aseguradora puede revisar la solicitud. En Florida, las pólizas de seguro de vida deben establecer que la póliza será incontestable después de haber estado vigente durante la vida del asegurado por 2 años desde su fecha de emisión, salvo por falta de pago de primas y, a opción del asegurador, en lo relativo a beneficios por invalidez y a disposiciones que otorgan seguro adicional contra la muerte accidental. El impago de primas es una excepción, y también lo son, a opción de la aseguradora, las disposiciones relativas a beneficios en caso de incapacidad y las disposiciones que otorgan cobertura adicional específicamente contra la muerte por accidente o por medios accidentales (Fla. Stat. § 627.455). Si la edad o el sexo del asegurado, o los de cualquier otra persona considerada para determinar la prima o el beneficio, se declararon de forma incorrecta, el pago cambia a lo que la prima habría comprado con la edad o el sexo correctos, calculado de acuerdo con la tarifa de la aseguradora en la fecha de emisión (Fla. Stat. § 627.456).

Tercero, la aseguradora puede pedir la causa y las circunstancias del fallecimiento y los registros de los proveedores médicos. Esos registros tardan en liberarse. La información incompleta suele retrasar un reclamo.

Tercer paso: documentación de titularidad, beneficiario y autorización de la empresa

Cuando la empresa es titular y beneficiaria, la aseguradora necesita pruebas de que la empresa existe. También necesita pruebas de que quien firma puede actuar en nombre de la empresa. Prepárese para entregar el nombre legal de la empresa, su número de identificación fiscal federal y los documentos que muestran cómo está constituida la entidad.

Las corporaciones suelen presentar una resolución o un consentimiento por escrito firmado por los directivos correspondientes. Las sociedades colectivas y las LLC tienen sus propios documentos, como el acuerdo de sociedad o el acuerdo operativo.

Antes de presentar la documentación, compare los nombres, los datos de la entidad y las firmas con los registros de la póliza. Las pequeñas discrepancias provocan que la documentación sea devuelta. La documentación devuelta añade idas y vueltas y más espera.

Cuarto paso: pago del beneficio por fallecimiento a la empresa

Una vez aprobado el reclamo, la aseguradora paga el beneficio por fallecimiento a la empresa. El pago sigue el método registrado para la empresa. La ley de Florida añade intereses a los pagos globales por fallecimiento. El interés debe ser al menos el promedio mensual de corporativos del Moody’s Corporate Bond Yield Average vigente el día en que se recibió el reclamo. Se cuenta desde la fecha en que la aseguradora recibe la prueba escrita y debida del fallecimiento (Fla. Stat. § 627.4615).

Los intereses se cuentan desde la fecha en que la aseguradora recibe la prueba escrita y debida del fallecimiento del asegurado; el estatuto no define qué es la prueba escrita y debida. Enviar pronto la prueba completa significa que el periodo de intereses empieza antes.

El beneficio por fallecimiento es un pago conforme a los términos de la póliza. No es un rendimiento de las primas pagadas. La empresa decide cómo usar los fondos. Lleve un registro escrito del importe recibido y del uso que se da al dinero.

Lo que suele añadir tiempo a un reclamo de persona clave

Cuatro tipos de problemas suelen retrasar un reclamo de persona clave.

• Documentos faltantes o no coincidentes. Un nombre de entidad incorrecto, una firma ausente o una dirección antigua pueden devolver el reclamo para su corrección.
• Preguntas sobre el historial. Si la solicitud, la fecha de emisión o el historial de primas requieren verificación, la aseguradora revisa sus registros antes de pagar.
• Más de una parte. Un acuerdo de compraventa entre socios o un prestamista con interés en la póliza pueden exigir documentación adicional y firmas adicionales.
• Registros médicos o de defunción. Los proveedores deben liberar esos registros, y ese paso sigue su propio calendario.

Revise cada elemento antes de presentar el reclamo. Un expediente completo le da menos que perseguir a la aseguradora.

Preguntas de impuestos y contabilidad que conviene plantear al contador de la empresa

La ley federal generalmente excluye del ingreso bruto los beneficios por fallecimiento de seguros de vida cuando el pago se realiza por la muerte del asegurado. Esa regla aparece en la sección 101 del IRC, que también enumera las excepciones. Pregunte cómo se adquirió la póliza y si cambió de manos.

Los intereses son una cuestión aparte. La orientación del IRS sobre los beneficios de seguros de vida establece que los intereses recibidos sobre los beneficios están sujetos a impuestos.

Los contratos de titularidad del empleador conllevan obligaciones de presentación de informes. La sección 6039I del IRC exige que cada titular aplicable de uno o más contratos de seguro de vida de titularidad del empleador emitidos después de la fecha de promulgación de esta sección presente una declaración, en el momento y de la manera que determine el Secretario, por cada año en que se sean titulares de los contratos. La declaración debe indicar el número de empleados, los empleados asegurados, el total de seguro vigente, el nombre, la dirección, el número de identificación del contribuyente y el tipo de negocio del titular, y que el titular cuenta con un consentimiento válido de cada empleado asegurado (o el número de empleados asegurados sin consentimiento). El titular también debe conservar registros. Pregunte si esas declaraciones están al día.

En el caso de una póliza de titularidad personal, la sección 2042 del IRC puede incluir en el patrimonio bruto los seguros pagaderos a otros beneficiarios. Esto aplica cuando el causante tenía derechos de titularidad al momento del fallecimiento. La sección 2042 del IRC dice: “Para los fines de la oración anterior, el término “derecho de titularidad” incluye un interés reversionario (ya sea que surja de los términos expresos de la póliza u otro instrumento, o por operación de la ley) solo si el valor de dicho interés reversionario excedió el 5 por ciento del valor de la póliza inmediatamente antes del fallecimiento del causante.” Pregunte a su asesor cómo se aplica esa regla a sus hechos.

También pregunte cómo registrar la recepción y el uso previsto de los beneficios, para que los libros reflejen el pago con exactitud. El seguro se ofrece a través de Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, por separado de la práctica de contabilidad de NR CPAs & Business Advisors.

Si esto le está ocurriendo a su empresa ahora

Si está gestionando un reclamo en este momento, una revisión de su caso de la póliza es un siguiente paso útil. Puede que esté de duelo, gestionando el reclamo y asumiendo responsabilidades que nunca esperó tener. Es mucho a la vez. Una revisión de su caso analiza quién es el titular de la póliza, quién figura como beneficiario y qué documentación necesitará la aseguradora. Llame hoy a NR CPAs & Business Advisors para programar una revisión de su caso.

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