Seguro de persona clave: lista para empleadores

Lista de verificación de seguro de persona clave para empleadores | NR CPAs

Antes de comenzar: cómo usar esta lista de verificación de seguro de persona clave

Una lista de verificación de seguro de persona clave para empleadores es un conjunto de pruebas que indica si una empresa debe asegurar a un empleado clave y qué debe hacer primero. Revise las ocho pruebas siguientes para un empleado identificado a la vez.

El seguro de persona clave es una póliza de vida o de incapacidad que una empresa contrata sobre uno de sus empleados. La empresa es la propietaria y la beneficiaria. El Insurance Information Institute indica que esta cobertura compensa a una empresa por las pérdidas financieras causadas por la muerte o la incapacidad de un empleado clave.

Cada prueba incluye una pregunta de sí o no, una línea de explicación y un paso de “qué hacer a continuación”. Sus respuestas orientan la decisión de cobertura, pero no la toman por usted. Las normas de Florida y las normas fiscales federales se aplican ambas, así que trate a cada empleado como un caso separado.

El seguro de esta página lo ofrece Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, por separado de la práctica contable de NR CPAs & Business Advisors. Nischay Rawal es el agente responsable de esta página.

1. ¿Este empleado es realmente clave para el negocio?

Sí, si la ausencia de esta persona perjudicaría seriamente al negocio durante varios meses. Una persona clave puede tener la relación principal con un cliente, una habilidad que nadie más posee o una función en la que confía un prestamista.

La antigüedad por sí sola no convierte a alguien en clave. Pregúntese qué dejaría de funcionar, y durante cuánto tiempo, si esta persona faltara.

Si la respuesta es sí, pase a las pruebas de ingresos y de reemplazo. Si la respuesta es no, es posible que una póliza no sea la herramienta adecuada para esta persona. Conserve esta lista de verificación para los empleados que superen esta prueba.

Tenga en cuenta que el código tributario utiliza su propia definición. Según el 26 U.S.C. § 264, una persona clave es un funcionario o un propietario del 20 por ciento, con un límite sobre cuántas personas pueden tratarse de esa manera. Esa prueba fiscal puede diferir de su criterio empresarial.

2. ¿Puede medir los ingresos o las utilidades en riesgo?

Sí, si puede asignar una cifra en dólares a los ingresos, al margen de utilidad o a los contratos que dependen de esta persona. Calcule también cuánto tiempo tomaría la recuperación. Los propietarios suelen omitir este paso y hacer suposiciones. Una cifra por escrito le da un punto de partida.

Tome las cifras de sus estados financieros. Anote el origen de cada cifra. Anote su propia estimación del tiempo que el negocio necesitaría para recuperarse. Sea claro sobre los vacíos de información. Una estimación aproximada que pueda explicar es preferible a un número seguro que no pueda respaldar.

Si la respuesta es sí, registre las cifras por escrito para la revisión de su caso. Si la respuesta es no, siga trabajando en la estimación de pérdidas antes de elegir cualquier monto. La cifra adecuada depende de los hechos de su negocio. La aseguradora también pedirá detalles financieros, así que reúnalos desde ahora.

3. ¿Cuánto costaría reemplazar a la persona, y durante qué período?

Sí, si puede enumerar los costos de reclutamiento, capacitación y puesta al día de un reemplazo. Incluya el personal temporal y los costos de liderazgo provisional. El costo de reemplazo es distinto de la pérdida de ingresos. Muchos propietarios lo piensan primero, pero es solo una parte del panorama.

Sume los costos. Compare el total con la estimación de ingresos de la prueba 2. Anote cuánto tiempo duraría cada costo. La ayuda provisional puede durar semanas, mientras que la puesta al día puede tomar mucho más.

Si la respuesta es sí, sume los costos y compárelos con la prueba 2. Si la respuesta es no, identifique su categoría de costo más grande y estímela primero. El monto de cobertura es una decisión empresarial. Lo analizará con el agente de seguros con licencia en la revisión de su caso. Esta lista de verificación no lo establece.

4. ¿Tiene interés asegurable y el consentimiento por escrito del empleado?

Sí, si la empresa tiene un interés financiero en la vida y el trabajo continuo de este empleado, y el empleado ha aceptado por escrito ser asegurado. Según la ley de Florida, una entidad empresarial tiene un interés asegurable en la vida de un empleado clave o persona clave cuando esa persona da su consentimiento por escrito antes de que se compre el seguro (Fla. Stat. § 627.404).

Según el Fla. Stat. § 627.404, una entidad empresarial tiene un interés asegurable en empleados clave o personas clave si se obtiene el consentimiento por escrito antes de comprar el seguro. La empresa no puede tomar represalias contra un empleado que se niegue a dar su consentimiento.

La ley de Florida añade un paso de consentimiento. El Fla. Stat. § 627.404 dice: “(5) Un contrato de seguro sobre una persona, distinto de una póliza de contrato funerario prepagado; seguro de vida colectivo; o seguro colectivo o global de accidentes, salud o incapacidad, no podrá llevarse a efecto a menos que, en o antes del momento de celebrar dicho contrato, la persona asegurada, con capacidad legal para contratar, solicite o consienta por escrito el contrato y sus términos, salvo que cualquier persona con interés asegurable en la vida de un menor de 15 años de edad, o cualquier persona de quien un menor de 15 años dependa para su sustento y manutención, pueda obtener una póliza de seguro sobre el menor.”

Si la respuesta es sí, guarde el consentimiento firmado en los registros de la empresa. Si la respuesta es no, no solicite todavía. La aseguradora pedirá tanto el interés como el consentimiento.

5. ¿Sus prestamistas, inversionistas o convenios de préstamo exigen cobertura?

Sí, si un contrato de préstamo, una línea de crédito o un documento de inversionistas exige cobertura de persona clave, identifica al asegurado o fija un monto mínimo. Un convenio puede exigir la cobertura, una cesión al prestamista o una prueba de cobertura. Lo que rige son los términos firmados.

Lea el texto línea por línea. Enumere cada requisito, incluidos los deberes de cesión o de notificación. Verifique si una enmienda ha agregado algún requisito desde que firmó.

Si la respuesta es sí, lleve la lista completa a la revisión de su caso. Si la respuesta es no, confirme por escrito con el prestamista o el inversionista que no aplica ningún requisito. Una enmienda posterior puede agregar uno. No describa los términos del prestamista más allá de lo que dicen los documentos firmados.

6. ¿Quién debe aprobar la compra y quién firma la resolución de la junta o del propietario?

Sí, si sus documentos de gobierno exigen una votación de la junta, la aprobación de los miembros o la aprobación de los accionistas antes de que la empresa compre una póliza. Una resolución por escrito registra quién aprobó la compra. También identifica al empleado asegurado, al propietario, al beneficiario y al funcionario que firma.

La ley de entidades de Florida establece quién administra el negocio. Una LLC es administrada por sus miembros, salvo que su contrato de operación o sus artículos de organización establezcan otra cosa. En el caso de una corporación, un convenio de accionistas que cumpla con los requisitos de Florida puede regir la votación y la administración entre los accionistas.

Si la respuesta es sí, prepare la resolución con el asesor legal de la empresa o con la persona que lleva los registros de la entidad. Si la respuesta es no, un propietario único todavía puede querer una decisión por escrito en el expediente de la empresa. Mantenga la resolución coherente con el propietario y el beneficiario indicados en la póliza.

7. ¿Quién será el dueño de la póliza, quién es el beneficiario, y cómo se tratan las primas y los beneficios para efectos fiscales?

Sí, si la empresa es a la vez propietaria y beneficiaria, y usted entiende el tratamiento fiscal antes de solicitar el seguro. El IRS indica que, por lo general, los beneficios por fallecimiento del seguro de vida se excluyen del ingreso bruto. Los intereses pagados sobre esos beneficios son gravables cuando la aseguradora los retiene conforme a un acuerdo para pagar intereses, según las preguntas frecuentes del IRS sobre los beneficios del seguro de vida.

Los contratos con propiedad del empleador también conllevan obligaciones de informe. Según el 26 U.S.C. § 6039I, un tenedor de póliza aplicable debe presentar una declaración anual. Esa declaración informa el número de empleados, el número de asegurados, el seguro vigente, el nombre, la dirección y el número de identificación fiscal del tenedor de la póliza aplicable y el tipo de negocio en el que opera, y si existe un consentimiento válido para cada empleado asegurado. El tenedor de la póliza también debe conservar registros.

Si la respuesta es sí, confirme con un profesional de impuestos el propietario, el beneficiario y el tratamiento fiscal antes de pagar la primera prima. Si la respuesta es no, no suponga una deducción ni un resultado fiscal. El tratamiento depende de los hechos y de la estructura de la empresa. Las preguntas fiscales corresponden a un profesional de impuestos, mientras que el seguro en sí lo ofrece el agente con licencia.

8. ¿También necesita cobertura de incapacidad de persona clave, y la póliza se ajusta a su plan de compraventa entre socios o de sucesión?

Sí, si una incapacidad prolongada, y no una muerte, dejaría al negocio sin el trabajo de esta persona. También es sí si tiene un convenio de compraventa entre socios o un plan de sucesión que la póliza debe respaldar. La cobertura de incapacidad de persona clave paga un beneficio por incapacidad. Un convenio de compraventa entre socios establece cómo se valora y se transfiere el interés de un propietario.

La ley de Florida otorga a cada parte individual de un contrato para la compra o venta de un interés en una entidad empresarial un interés asegurable en la vida de las otras partes, pero solo para ese contrato. Para una parte individual de un contrato de compraventa entre socios, ese interés asegurable se limita a la finalidad de dicho contrato. La póliza y el convenio deben coincidir.

Si la respuesta es sí, enumere los términos de incapacidad y de compraventa y llévelos a la revisión de su caso. Si la respuesta es no, aún se puede revisar una póliza de vida por sí sola. Anote el vacío por escrito para que no se pierda.

Qué hacer con sus resultados: lleve su lista de verificación a una revisión de su caso

Resuma sus respuestas en una sola tabla. Incluya el empleado, su condición de clave, las cifras de ingresos y de reemplazo, el interés asegurable y el consentimiento, los requisitos del prestamista, el firmante de la resolución, las preguntas de propiedad y fiscales, y la adecuación de la incapacidad y del convenio de compraventa. Lleve esa tabla a la revisión.

La revisión de su caso es la primera reunión entre usted y la firma sobre un empleado en particular. Pregunte sobre los honorarios antes de que comience cualquier trabajo. El seguro lo ofrece Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, por separado de la práctica contable. Según el Fla. Stat. § 626.9531, los agentes deben indicar claramente a los posibles asegurados que actúan como agentes de seguros.

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