¿Qué debe hacer una empresa si el fundador no puede trabajar?

Si el fundador de una empresa ya no puede trabajar, los primeros pasos son prácticos. Averigüe quién puede tomar decisiones. Revise qué facturas siguen venciendo. Lea lo que los propietarios acordaron por escrito. El seguro puede ayudar, pero es solo una herramienta entre varias.

Esta guía explica qué debe hacer una empresa si el fundador no puede trabajar. Está escrita para propietarios, copropietarios y familiares, y muchos lectores la consultan para otra persona. NR CPAs & Business Advisors es una firma de CPA de Miami, y esta página explica las preguntas que conviene plantearse primero.

Qué cambia en la empresa cuando el fundador no puede trabajar

El cambio suele notarse en las decisiones diarias, en las relaciones con los clientes y en el momento de los pagos. Con frecuencia, los fundadores tienen más de la empresa en la cabeza que en los documentos.

Un fundador suele mantener las relaciones clave con los clientes. Puede aprobar precios, autorizar a los proveedores y saber por qué la empresa hace las cosas de cierta manera. Cuando esa persona se aparta, ese conocimiento también se pierde, a menos que alguien lo haya dejado por escrito.

Las primeras brechas suelen ser pequeñas. Los contratos esperan una firma. Los proyectos se detienen. Una factura de proveedor queda sin pagar porque nadie la aprobó. Una decisión de contratación se posterga. Cada demora parece menor, pero se acumulan.

Cuánto afecta esto a la empresa depende de dos factores. El primero es cuán centralizado estaba el papel del fundador. El segundo es cuánto dura la ausencia. Una empresa en la que el fundador tomaba todas las decisiones importantes enfrenta una brecha mayor que otra con un gerente que ya dirige las operaciones diarias.

Quién puede tomar decisiones mientras el fundador está ausente

Los documentos de gobierno de la propia empresa determinan quién puede actuar. Comience por el acuerdo operativo, los estatutos o el acuerdo de sociedad. Lea las secciones sobre administración y sucesores.

Según el Fla. Stat. § 605.0407, una LLC es administrada por sus miembros, salvo que su acuerdo operativo o sus artículos de organización establezcan lo contrario. Según el Fla. Stat. § 605.04073, un acto en una LLC administrada por sus miembros normalmente requiere el voto o el consentimiento de una mayoría de los intereses de los miembros.

Esta norma tiene un significado claro para un propietario minoritario. Un copropietario con una participación pequeña normalmente no puede tomar decisiones importantes por sí solo. En una empresa administrada por gerentes, los gerentes deciden la mayoría de los asuntos, pero un acto fuera del curso ordinario de los negocios normalmente sigue requiriendo el voto o el consentimiento de una mayoría de los intereses de los miembros. En el caso de una corporación, un acuerdo de accionistas puede establecer reglas de gobierno si todos los accionistas lo firman y la corporación lo conoce.

Los bancos añaden otra capa. Un banco puede pedir resoluciones actualizadas o nuevas tarjetas de firma antes de aceptar instrucciones de alguien que no sea el fundador. Pregunte a su banco qué necesita ahora, mientras el fundador todavía puede firmar.

Un documento breve de delegación de autoridad por escrito es un paso útil que conviene dar desde ahora. Enumera quién puede aprobar pagos, firmar contratos y hablar con los prestamistas. Pida al abogado de la empresa que lo compare con los documentos de gobierno.

¿La empresa tiene que cerrar?

No siempre. Pero las facturas siguen llegando, así que la empresa debe probar primero su flujo de efectivo.

La nómina, el alquiler, los pagos de préstamos, los impuestos y las primas de seguro normalmente continúan durante una ausencia. Muchos de estos costos son fijos, así que no bajan cuando las ventas disminuyen. Enumere los costos mensuales y el efectivo disponible. Luego pregúntese cuántos meses puede cubrir la empresa esos costos sin nuevas ventas.

Algunos préstamos también dependen de una garantía personal del fundador. Si el fundador ya no está activo, el prestamista puede hacer preguntas. Revise esos documentos ahora.

Las reservas de efectivo y un plan operativo a corto plazo dan a los propietarios tiempo para decidir. Un plan puede mostrar qué proyectos mantener, cuáles pausar y quién gestiona cada proveedor. Trátelos como preguntas que debe contrastar con sus propias cifras, no como predicciones. Una empresa con reservas sólidas y un gerente de confianza puede enfrentar un camino muy distinto al de una empresa que depende del trabajo diario del fundador.

Cuando el fundador todavía posee la mitad de la empresa

Un propietario que deja de trabajar puede seguir teniendo participación, derecho a voto y una parte de las utilidades. Tener una participación y dirigir la empresa son cosas distintas.

La ley de Florida describe lo que ocurre cuando un miembro se retira. Según el Fla. Stat. § 605.0602, una persona queda desvinculada (deja de ser miembro) cuando fallece. En una LLC administrada por sus miembros, la desvinculación también se activa cuando se designa un tutor o un conservador general para el miembro, o cuando un tribunal ordena que el miembro se ha vuelto incapaz de cumplir sus deberes de miembro. Según el Fla. Stat. § 605.0603, el derecho del miembro desvinculado a participar en la administración termina. Según el Fla. Stat. § 605.0603, el derecho del miembro desvinculado a participar en la administración termina.

Según el Fla. Stat. § 620.8701, si un socio queda desvinculado de una sociedad sin que ello dé lugar a la disolución y liquidación del negocio de la sociedad conforme a la s. 620.8801, la sociedad debe comprar la participación del socio desvinculado por un precio de compra. Los intereses se acumulan desde la fecha de la desvinculación hasta la fecha del pago. Si no se llega a un acuerdo dentro de los 120 días posteriores a una solicitud por escrito, la sociedad debe pagar su precio estimado en efectivo.

Estas son reglas predeterminadas. Un acuerdo de compraventa permite a los propietarios fijar sus propios términos antes de que surja un problema. Normalmente nombra los detonantes, como el fallecimiento o la incapacidad. Establece un método de precio y dice quién compra. Algunos propietarios financian la compra con seguro de vida, y el acuerdo nombra al titular de la póliza y al beneficiario. Haga que los asesores legales de los propios propietarios revisen el acuerdo.

Cómo funciona el seguro de persona clave y qué no hace

El seguro de persona clave es una póliza que la empresa contrata sobre una persona clave, con la empresa como beneficiaria. Su objetivo es ayudar a la empresa frente a pérdidas financieras si esa persona fallece o queda incapacitada, según el Insurance Information Institute.

Hay dos tipos importantes. El seguro de vida de persona clave responde al fallecimiento. El seguro por incapacidad de persona clave responde a la incapacidad tal como la define la póliza. Elija según el evento que más le preocupe o cubra ambos.

El seguro temporal y el seguro de vida entera funcionan de manera distinta. FINRA explica que el seguro temporal cubre un periodo limitado. El seguro de vida entera o permanente cubre toda la vida e incluye una función de valor en efectivo. La opción adecuada depende de cuánto tiempo necesite la empresa esa protección.

La ley de Florida exige cuidado. Según el Fla. Stat. § 627.404, una empresa puede tener un interés asegurable en una persona clave solo si se obtiene un consentimiento por escrito antes de contratar el seguro. La empresa no puede tomar represalias contra quien se niegue. Para efectos de la excepción relativa a los intereses pagados sobre deuda de la póliza de hasta $50,000 que cubre a una persona clave, el término “persona clave” significa un funcionario o un propietario del 20 por ciento.

El IRS explica que los beneficios por fallecimiento del seguro de vida generalmente se excluyen del ingreso bruto. Los intereses sobre los fondos que se dejan en manos de la aseguradora son gravables. El tratamiento fiscal de las primas depende de los hechos, y no se permite deducción por las primas de una póliza de seguro de vida, de una anualidad o de un contrato de dotación si el contribuyente es, directa o indirectamente, beneficiario de la póliza o contrato.

Una póliza paga un beneficio según sus términos. No garantiza que los ingresos, los clientes o el personal vayan a ser reemplazados. Además, la cobertura está sujeta a suscripción. La aseguradora hace preguntas de salud, y la emisión depende de la asegurabilidad.

Preguntas que conviene responder antes de elegir la cobertura

Comience por asignar un valor a lo que aporta el fundador. Luego ajuste la póliza a ese valor. Estas preguntas le ayudan a contrastar su propia situación.

¿Qué parte del valor de la empresa depende del fundador? Use estados financieros recientes y una lista de los roles clave del fundador para estimarlo.

¿La póliza debe cubrir el fallecimiento, la incapacidad o ambos? ¿Quién es el asegurado y quién es el titular de la póliza? La titularidad importa para las cuestiones patrimoniales. Según la ley federal de impuestos sobre herencias de Estados Unidos, los beneficios del seguro de vida forman parte del patrimonio bruto del fallecido cuando son pagaderos al representante personal (albacea), o cuando son pagaderos a otros beneficiarios y el fallecido tenía, al morir, algún derecho de titularidad sobre la póliza, ejercible solo o junto con otra persona.

¿Cómo encaja la póliza con cualquier acuerdo de compraventa? Ambos deben coincidir en quién compra, quién recibe el pago y cómo se fija el precio.

¿Cómo encaja la prima en el presupuesto? Pregunte si la prima es fija, si puede cambiar con el tiempo o si cambia con la edad. La prima es una partida del flujo de efectivo de la empresa.

¿Qué términos conviene leer con atención? Revise el monto asegurado, el periodo de pago de primas, la renovabilidad, las exclusiones y cualquier cambio futuro en la prima o en el monto asegurado. Pida al revisor que explique cada uno con palabras sencillas.

Documentos y registros que conviene reunir antes de una revisión de su caso

Reúna el acuerdo operativo, los términos del acuerdo de compraventa, los estados financieros recientes y los documentos de préstamos y arrendamientos. Añada cualquier póliza de vida o de incapacidad que ya tenga. Tener estos documentos listos hace que la primera reunión sea más útil.

Las aseguradoras normalmente piden información personal y médica sobre el asegurado, incluidos antecedentes de salud y medicamentos. Las respuestas precisas son importantes. La aseguradora las usa para decidir si emite la cobertura y en qué condiciones.

Si el asegurado es un empleado y no un propietario, las normas federales pueden añadir pasos. La excepción de la § 264(f)(4)(A) para una póliza que cubre solo a una de esas personas reduce únicamente la regla de prorrateo de la deducción de intereses y no cambia la regla de que las primas no son deducibles. Primero, el empleado recibe un aviso por escrito de que el titular aplicable planea asegurar la vida del empleado, junto con el monto asegurado máximo por el que el empleado podría estar asegurado en ese momento. Segundo, el empleado consiente por escrito la cobertura y la posibilidad de que continúe después de terminar la relación laboral. Tercero, se le informa por escrito que el titular aplicable será beneficiario de cualquier beneficio pagado al fallecer el empleado.

Escriba una lista breve de las responsabilidades y relaciones clave del fundador. Incluya clientes, proveedores, prestamistas y cualquier aprobación que solo el fundador pueda dar. Compártala con el revisor para que la revisión comience con su empresa y no con suposiciones.

Hablar con NR CPAs sobre su situación

El seguro lo ofrece Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, por separado de la práctica de contabilidad de NR CPAs & Business Advisors.

Si la enfermedad o la lesión de un fundador le tiene resolviendo quién dirige la empresa, no tiene que atravesar solo las preguntas sobre seguros y efectivo. Comuníquese con NR CPAs & Business Advisors para solicitar una revisión de su caso.