Documentos que debe preparar antes de emitir un seguro de personas clave

Documentos necesarios para la solicitud de seguro de persona clave

Los documentos principales para una solicitud de seguro de persona clave se agrupan en cuatro categorías: registros financieros del negocio, documentos de propiedad y autorización, los datos de la persona asegurada y cualquier contrato de compraventa entre socios (buy-sell). La aseguradora los utiliza para revisar la solicitud. El seguro de persona clave es una póliza que un negocio contrata sobre alguien cuyo trabajo o liderazgo es importante para la empresa. El Insurance Information Institute explica que esta cobertura ayuda a una empresa a afrontar pérdidas financieras si un empleado clave fallece o queda discapacitado. Esta guía describe qué reunir primero, para propietarios en Miami, Fort Lauderdale, West Palm Beach, Orlando, Tampa y Jacksonville.

Por qué la aseguradora pide registros antes de emitir una póliza de persona clave

La aseguradora pide registros para que la suscripción pueda verificar la solicitud y la razón del negocio para contratar la cobertura. La suscripción decide si la póliza se emite. La emisión depende de los registros que envíe y de las respuestas de salud que dé la persona asegurada. Las preguntas de salud son obligatorias, y la emisión puede depender de la asegurabilidad. Los registros completos ayudan a que el expediente avance, pero no garantizan la aceptación. El agente con licencia gestiona la solicitud en sí. Sus registros respaldan esa solicitud y dan al agente lo que la aseguradora necesita para revisarla.

Quién es el propietario de la póliza, quién es el beneficiario y cómo se demuestra el interés asegurable

En la mayoría de los casos de persona clave, el negocio es el propietario de la póliza y figura como beneficiario. La persona asegurada es alguien en quien el negocio depende. La ley de Florida establece que una entidad comercial tiene un interés asegurable en la vida, el cuerpo y la salud de cualquier propietario, director, funcionario, socio y gerente de la entidad comercial, o de cualquier afiliada o subsidiaria de la entidad comercial, o de empleados clave o personas clave de la entidad comercial o de su afiliada o subsidiaria, siempre que se obtenga el consentimiento por escrito de los empleados o personas clave antes de adquirir el seguro. Ese interés depende del consentimiento escrito de la persona clave antes de comprar el seguro, como señala el Fla. Stat. § 627.404. El estatuto también dice que el interés asegurable no necesita existir después de que la cobertura entre en vigor.

Para demostrar la dependencia, reúna un organigrama, el cargo y las funciones de la persona asegurada, y un resumen de los ingresos o las relaciones con clientes vinculados a esa persona. El monto de la póliza debe corresponder a la exposición financiera del negocio. Si el monto solicitado parece muy superior al valor del puesto para la empresa, es probable que se formulen preguntas. Mantenga las cifras de su expediente coherentes con el monto que solicita.

Registros financieros del negocio que suele solicitar la aseguradora

Las aseguradoras suelen pedir varios años de estados financieros y declaraciones de impuestos del negocio. Los estados normalmente incluyen un balance general, un estado de resultados y un estado de flujo de efectivo. Agregue un calendario actualizado de deudas que enumere los préstamos principales y cualquier garantía personal vinculada al negocio. La aseguradora también puede solicitar estados provisionales o acumulados del año en curso si el cierre más reciente es antiguo.

Cifras de cierre anual deben coincidir con las declaraciones de impuestos. Las diferencias sin explicación retrasan la revisión. En el caso de una corporación de Florida, el Fla. Stat. § 607.1601 exige que la empresa conserve estados financieros anuales de sus últimos 3 años fiscales. También exige registros contables que permitan preparar esos estados. Mantener esos registros en orden facilita la integración del expediente.

Documentos de propiedad, entidad y autorización

La aseguradora necesita comprobar quién es dueño del negocio y quién puede aprobar la compra. En el caso de una corporación, reúna los estatutos (artículos de incorporación), los reglamentos internos (bylaws) y sus enmiendas. En el caso de una LLC, reúna los artículos de organización y el acuerdo operativo.

Agregue un registro de propiedad que muestre el porcentaje de cada propietario y la fecha en que se emitió o transfirió cada participación. Incluya una resolución de la junta o de los miembros, o un consentimiento por escrito, que autorice a la empresa a solicitar la póliza, ser su dueña y pagar las primas. La resolución debe indicar a la persona asegurada, el monto de la póliza y al negocio como propietario y beneficiario. Así, el documento coincide con la solicitud.

Datos de la persona asegurada y las firmas que exige la solicitud

La solicitud requiere el nombre legal completo de la persona asegurada, su fecha de nacimiento, su ocupación, su cargo, la fecha de inicio de su empleo y una breve descripción de sus funciones. Agregue registros de compensación, como salario, bonos e historial de distribuciones. Estos muestran el valor que el negocio asigna al puesto.

Las preguntas de salud son obligatorias. La persona asegurada debe responderlas de forma completa y precisa, y la emisión puede depender de la asegurabilidad. La ley de Florida también exige que la persona asegurada, si tiene capacidad legal, solicite o consienta por escrito el contrato en la fecha en que se celebre o antes de ella. El mismo estatuto prohíbe que un negocio tome represalias contra una persona clave que se niegue a dar su consentimiento. Espere que la persona asegurada firme la sección de consentimiento o de solicitud. La empresa firma como propietaria y solicitante. La falta de firmas es una causa frecuente de devolución del expediente.

Contrato de compraventa entre socios y contratos relacionados que debe reunir

Cuando existe un contrato de compraventa entre socios, la aseguradora puede pedir verlo. Las condiciones de financiamiento del contrato determinan cómo se estructura la cobertura. Reúna el contrato firmado, el método de valoración, cualquier avalúo o fórmula, los eventos que activan una compra (como el fallecimiento, la discapacidad o la salida de un socio) y las condiciones del precio de compra.

Reúna también cualquier contrato de préstamo, contrato con empleados clave o convenio de accionistas que mencione a la persona asegurada o exija cobertura de vida. Conforme al Fla. Stat. § 607.0732, un convenio de accionistas que cumpla con esa sección es válido entre los accionistas y la corporación. Los propietarios establecen estas condiciones. La aseguradora las revisa solo para entender el financiamiento.

Lo que prepara el equipo de CPA para organizar el expediente

Nuestro equipo de CPA puede conciliar los estados financieros con las declaraciones de impuestos, resumir la compensación de propietarios y funcionarios, y elaborar un calendario de deudas y garantías de la empresa. También podemos mostrar cómo los pagos de primas encajan en el flujo de efectivo de la empresa, usando las cifras reales de la empresa. El objetivo es un expediente cuyas partes coincidan entre sí.

Si la póliza es de propiedad del empleador, el titular de la póliza puede tener obligaciones federales de presentación y de conservación de registros. El IRC § 6039I exige que un titular de contratos de seguro de vida de propiedad del empleador emitidos después de la promulgación de esa sección presente cada año una declaración que indique el número de empleados, el número de empleados asegurados, el monto total del seguro vigente, el nombre, la dirección, el número de identificación fiscal y el tipo de negocio del titular, y si cuenta con consentimiento válido de cada empleado asegurado (o el número de empleados asegurados sin consentimiento). También exige registros que demuestren si se cumplen las reglas. Los servicios de contabilidad e impuestos los presta la firma de CPA. El seguro lo ofrece Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, separado de la práctica de contabilidad. Los honorarios se establecen por escrito antes de iniciar cualquier trabajo.

Vacíos comunes que retrasan la revisión y cómo cerrarlos

Los vacíos más comunes son cifras que no coinciden, transferencias de propiedad sin registrar, una valoración desactualizada del contrato de compraventa entre socios y un historial de salud incompleto de la persona asegurada. Cada uno de ellos devuelve el expediente para más información. Revise estos puntos antes de enviar cualquier documento.

Mantenga una carpeta indexada con copias fechadas de cada registro. Una carpeta así facilita responder a las solicitudes de seguimiento. Asegúrese de que las respuestas de la persona asegurada sean exactas y completas. La emisión depende de la solicitud tal como se presenta, así que cualquier error puede afectar el expediente.

Analice su expediente antes de solicitar

Si su empresa depende de un propietario o gerente en particular, los registros pueden estar repartidos entre su contador, su acuerdo operativo y sus archivos de recursos humanos. Reunirlos antes de presentar la solicitud ahorra tiempo y reduce las discrepancias. Contacte a NR CPAs & Business Advisors para programar una revisión de su caso con sus registros y las condiciones de cualquier contrato de compraventa entre socios.

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