¿Cuántas personas clave debe asegurar su empresa en Florida?

¿Cuántas personas clave debería asegurar una empresa? Florida

Una pequeña empresa debe asegurar a las personas sin las que no puede funcionar fácilmente, no a cada persona de su nómina. Por eso, la respuesta a cuántas personas clave debería asegurar una empresa depende de los roles, no del número de empleados. Cada rol se evalúa con unas pocas preguntas sencillas. La mayoría de las empresas termina con una lista corta, y algunas no tienen ninguna.

Esta guía muestra cómo elaborar esa lista. También explica qué paga la póliza, cómo se tratan generalmente las primas y el beneficio para efectos fiscales, y qué llevar a una revisión de cobertura. El seguro lo ofrece Nischay Rawal, agente de seguros autorizado en Florida, separado de la práctica contable de NR CPAs & Business Advisors.

El número surge de los roles, no del número de empleados

Una empresa debe asegurar a las personas cuya pérdida le causaría un perjuicio financiero medible. El seguro de persona clave es una póliza de seguro de vida que la empresa posee sobre alguien del que depende. La empresa es la beneficiaria. La guía del Insurance Information Institute describe esta cobertura como una compensación por las pérdidas financieras causadas por la muerte o la incapacidad de un empleado clave.

Una empresa con pocos empleados puede tener una o dos personas que califiquen. Una empresa más grande puede tener más. Algunas no tienen ninguna que supere las pruebas. Una jornada laboral larga o un cargo de alto nivel no resuelven la cuestión por sí solos. La prueba real es si la pérdida de esa persona costaría a la empresa dinero, habilidades o reputación de verdad.

Cuatro pruebas determinan quién cuenta como persona clave

Un rol suele entrar en la lista cuando supera una o más de cuatro pruebas. Evalúe cada rol con las cuatro y anote sus respuestas. Anotarlas facilita defender la lista más adelante.

Contribución a los ingresos. ¿La persona genera o gestiona directamente una parte importante de las ventas o de las relaciones con clientes? Si es así, una ausencia repentina podría reducir los ingresos rápidamente.

Habilidad o conocimiento único. ¿Otra persona podría reemplazar en un plazo razonable los conocimientos técnicos, las licencias o la memoria institucional? Un rol que solo una persona puede desempeñar bien es un candidato sólido.

Relaciones y credibilidad. ¿La persona mantiene las relaciones con prestamistas, proveedores o clientes clave de las que depende la empresa? Esos vínculos a menudo se van con la persona, no se quedan en la empresa.

Requisitos de prestamistas o contratos. ¿Un banco, un inversionista o un arrendador ha solicitado cobertura sobre una persona determinada como condición de un crédito o de un acuerdo? Si es así, ese documento responde la pregunta. Léalo primero.

Propietarios, socios y coaccionistas

Los propietarios que dirigen las operaciones diarias suelen cumplir las pruebas de persona clave. Según la ley de Florida, una entidad empresarial puede asegurar a sus propietarios, directores, funcionarios, socios y gerentes con su consentimiento por escrito, de modo que un propietario pasivo no necesita demostrar una pérdida real para la empresa. La muerte de un propietario puede afectar tanto las operaciones diarias como quién controla la empresa, por lo que la cuestión del propietario suele tener dos partes.

La ley de Florida establece una regla de consentimiento para estas pólizas. Una empresa puede asegurar a sus propietarios, directores, funcionarios, socios, gerentes y empleados clave si obtiene su consentimiento por escrito antes de comprar la póliza. Además, la empresa no puede castigar a un empleado o a una persona clave que se niegue a dar ese consentimiento. Conforme al Fla. Stat. § 627.404, cualquier persona con capacidad legal puede contratar un seguro sobre su propia vida o cuerpo en beneficio de cualquier persona, pero nadie puede contratar uno sobre la vida o el cuerpo de otra persona a menos que los beneficios sean pagaderos al asegurado o a sus representantes personales, o a una persona que tuviera un interés asegurable en el asegurado al momento de celebrarse el contrato; ese interés asegurable no necesita existir después de iniciada la cobertura.

Cuando los copropietarios planean una transferencia de la propiedad, el seguro del convenio de compraventa entre socios es un mecanismo aparte. Puede coexistir con la cobertura de persona clave. Conviene revisar ambos en conjunto para que encajen en el mismo plan y el mismo grupo de propietarios.

Cuánta cobertura podría necesitar cada persona clave

No existe una fórmula fija que determine el monto. Cada cifra debe surgir de los hechos del rol de esa persona y de la empresa.

En la práctica se usan con frecuencia tres puntos de referencia. El primero es la contribución de la persona a las utilidades durante un periodo determinado. El segundo es el costo y el tiempo necesarios para reclutar y capacitar a un reemplazo. El tercero es cualquier deuda empresarial que la persona garantice personalmente, ya que un prestamista podría recurrir a ella para el pago.

Algunas guías publicadas ofrecen múltiplos del salario. Considérelos puntos de partida aproximados, no un estándar legal ni una garantía del monto necesario. La perspectiva de un CPA ayuda en este punto. La cifra debe ser coherente con el flujo de efectivo y los registros de la empresa, para que pueda rastrear cómo se llegó a ella. Anote el razonamiento de cada cifra y revise esa nota cuando cambien los ingresos, el personal o la deuda.

Qué paga el beneficio y cómo se tratan las primas para efectos fiscales

Por lo general, las primas no son deducibles cuando la empresa es la beneficiaria de la póliza. La ley federal niega la deducción de las primas del seguro de vida si el contribuyente es, directa o indirectamente, beneficiario de la póliza. Véase 26 U.S.C. § 264.

Por lo general, los beneficios por fallecimiento no se consideran ingreso bruto. La regla tiene excepciones, incluidas las transferencias por valor, por lo que los detalles son importantes. Véase 26 U.S.C. § 101. El IRS también explica que los intereses pagados sobre los montos que quedan en poder de la aseguradora son gravables. Véase la guía del IRS sobre los montos pagados por seguros de vida.

Los contratos de seguro de vida de propiedad del empleador están sujetos a los límites de la sección 101(j) del Código de Rentas Internas. En el caso de un contrato de seguro de vida con titular empleador, el monto excluido del ingreso bruto del tenedor aplicable por razón del fallecimiento del asegurado generalmente se limita a las primas y otros montos que el tenedor aplicable pagó por el contrato, salvo que el monto se pague a un miembro de la familia del asegurado, a un beneficiario designado distinto del tenedor aplicable, a un fideicomiso constituido en beneficio de cualquiera de ellos, o a la sucesión del asegurado. La empresa puede usar los montos para compensar ingresos perdidos, reclutar personal o pagar deudas. La práctica contable puede revisar la parte fiscal y de flujo de efectivo. El seguro lo ofrece el agente autorizado, separado de la práctica contable.

Personas clave que viven o trabajan fuera de los Estados Unidos

Una persona clave que vive o trabaja en el extranjero plantea preguntas sobre residencia, ciudadanía y propiedad. Esas preguntas deben resolverse antes de elegir cualquier póliza. Trate la residencia como un hecho que debe verificarse, no como un detalle que se pueda omitir.

Lleve a la revisión una lista breve de datos. Anote dónde vive y trabaja el asegurado, su ciudadanía y quién es propietario de la entidad empresarial. También anote quién figura como propietario y beneficiario, y qué documentos de consentimiento por escrito ya existen.

El seguro de vida para NRI es una parte de esta planificación. La residencia del asegurado y la estructura de propiedad de la empresa determinan qué opciones tienen sentido. La revisión expone las opciones para esa residencia y la documentación que requiere cada una, para que la empresa pueda compararlas lado a lado.

Revisar la cobertura a medida que cambian los roles y la propiedad

La lista de personas clave debe revisarse cada vez que cambie un rol clave o la propiedad. Entre los motivos habituales están un ascenso, una salida, una reducción de horas, un nuevo propietario o un nuevo requisito de préstamo. Cada cambio puede incluir o excluir a alguien de la lista.

Las pólizas de vida entera existentes requieren cuidado adicional. El valor en efectivo de rescate es el monto que recibe el propietario por el rescate voluntario de una póliza antes de su fecha de vencimiento. La ley de Florida exige que un agente que recomiende un rescate, sin recomendar que los montos se usen para comprar otra póliza, entregue primero información por escrito. Véase Fla. Stat. § 627.4553.

Si un agente recomienda el rescate de una anualidad o de una póliza de seguro de vida con valor en efectivo, y no recomienda que los montos se usen para financiar o comprar otra anualidad o póliza de seguro de vida, el agente debe entregar la información por escrito antes de ejecutar el rescate. Esa información incluye, entre otros datos, el monto de cualquier cargo estimado por rescate, la pérdida de cualquier garantía de tasa de interés mínima, la posibilidad de consecuencias fiscales, el monto de cualquier beneficio por fallecimiento perdido y la descripción de cualquier otra garantía de rendimiento de inversión que se pierda. El agente debe conservar una copia y la fecha en que la entregó al propietario. Aplique el mismo criterio en cualquier revisión. Solicite las cifras por escrito antes de realizar cualquier cambio.

Llevar su lista de personas clave a una revisión de cobertura

Muchas personas llegan a esta pregunta después de un golpe inesperado. Un socio puede haber enfermado o un empleado clave puede haberse retirado, y ahora alguien debe decidir con rapidez. Si esa es su situación, una lista escrita de roles es un buen punto de partida.

Una revisión de cobertura es nuestra primera reunión. Repasamos su lista rol por rol, revisamos los documentos que hayan solicitado prestamistas o copropietarios y explicamos en palabras sencillas las opciones de vida entera y de término. La revisión de cobertura tiene un honorario. La firma informa de ese honorario y de lo que cubre antes de cualquier contratación.

Nischay Rawal es el agente de seguros responsable. Es agente de seguros autorizado en Florida. El seguro lo ofrece el agente autorizado, separado de la práctica contable de NR CPAs & Business Advisors. Para solicitar una revisión de cobertura, comuníquese con NR CPAs. Para más información, consulte nuestra guía de seguro de persona clave.

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