Registre con claridad la prima de su seguro de persona clave

Guía de asiento contable de la prima del seguro de persona clave

La prima de un seguro de persona clave suele dividirse en dos partes. Una parte paga la protección por fallecimiento y los gastos. La otra parte constituye el valor en efectivo de rescate de la póliza. Normalmente, solo la parte de protección se registra como gasto. Esta guía muestra cómo hacer esa división y cómo registrarla, usando como fuente el estado anual de la aseguradora.

Qué significa una póliza de persona clave para sus libros

Una póliza de persona clave es un activo de la empresa cuando la empresa es propietaria de la póliza, paga la prima y es la beneficiaria. El seguro de vida de persona clave paga a una empresa por las pérdidas financieras causadas por la muerte o la incapacidad de un empleado clave, según el Insurance Information Institute. Como la empresa tiene la póliza, la prima es un asiento de la empresa, no un gasto personal de un propietario.

La titularidad y el beneficiario determinan el tratamiento contable. Si un empleado o un familiar es el titular de la póliza, los asientos cambian. Los ejemplos siguientes suponen que la empresa es a la vez titular y beneficiaria. Otras estructuras deben revisarse antes de registrar cualquier asiento.

La ley de Florida añade un paso de consentimiento. Conforme a la Fla. Stat. § 627.404, una empresa solo puede asegurar a una persona clave si esa persona otorga su consentimiento por escrito antes de que se contrate el seguro. La empresa no puede tomar represalias contra una persona clave que se niegue. Conserve el consentimiento firmado en el expediente de la póliza. Para conocer los fundamentos de la cobertura, lea nuestra guía del seguro de persona clave.

Cómo dividir cada prima entre gasto y valor en efectivo

Divida cada prima usando el estado anual de la aseguradora, no una estimación. La prima de una póliza permanente cubre tres conceptos: el costo de la protección por fallecimiento, los cargos de gastos de la aseguradora y el monto acreditado al valor en efectivo. El estado anual muestra cómo se aplicaron las primas del año. Use esas cifras para hacer la división.

Estos son los términos en palabras sencillas. El costo del seguro es el cargo por la protección por fallecimiento. Los cargos por gastos cubren el costo que tiene la aseguradora para administrar la póliza. La porción de valor en efectivo permanece en la póliza. Haga coincidir la cifra de su balance con esa definición y con el estado.

Muestre los valores garantizados y los no garantizados en líneas separadas. Los montos garantizados son los que promete el contrato. Los montos no garantizados dependen de los resultados reales de la aseguradora. Los dividendos, cuando una póliza los paga, no están garantizados. No sume al registro contable el crecimiento proyectado de una ilustración.

El asiento contable de la prima del seguro de persona clave

Debite el valor en efectivo de rescate por el componente de valor en efectivo de la póliza. Debite el gasto por seguro de vida por la porción de protección.

Normalmente, solo la porción de protección y gastos se lleva a gasto. El resto es un activo. El marco contable de su empresa y el estado de la aseguradora determinan el asiento final, así que confírmelos antes de registrar. La división varía según el diseño de la póliza, por lo que los montos dependen de los hechos de su póliza.

La prima suele registrarse en una cuenta de beneficios para empleados. Las primas de persona clave no pertenecen ahí. Use la división descrita arriba.

Cómo registrar el crecimiento del valor en efectivo y los estados anuales

Registre al cierre del año el cambio en el valor en efectivo de rescate según el estado de la aseguradora. Concílielo con el balance general en cada período. Compare el nuevo valor en efectivo con el saldo del libro mayor del año anterior, registre la diferencia como el aumento del año y confirme que los totales coinciden.

Las ilustraciones muestran cómo podría ser el valor en efectivo en fechas futuras. Esas proyecciones no son un rendimiento que se le prometa a la empresa. Registre las cifras reales del estado, no las proyectadas.

Use esta lista de verificación anual:

• Confirme que los nombres del titular y del beneficiario coinciden con la póliza.
• Haga coincidir los totales de valor en efectivo y de primas del estado con el libro mayor.
• Confirme que el consentimiento firmado de la persona clave está en el expediente.
• Archive el estado con los registros de la póliza.

Si la titularidad de la póliza alguna vez pasa al empleado, los asientos cambian. Consulte nuestra guía sobre cómo transferir una póliza de persona clave a un empleado.

¿Es deducible de impuestos el seguro de persona clave?

En general, no. La ley federal parte de una regla general en 26 U.S.C. § 264: no se permite deducción por ciertos montos vinculados a contratos de seguro de vida. Las primas de persona clave generalmente no son deducibles cuando la empresa es, directa o indirectamente, beneficiaria de la póliza. Comuníquese con nuestro equipo para confirmar el tratamiento en el caso de su propia empresa.

Un asiento contable puede diferir de la declaración de impuestos. La declaración sigue las reglas fiscales, no su libro mayor. Comuníquese con nuestro equipo para conciliar ambos. Pregúnteles también si aplica una declaración de seguro de vida con empleador como titular. La sección 101(j) limita la exclusión de ingresos de un contrato de seguro de vida con empleador como titular a las primas y otros montos pagados por el contrato, salvo que se cumplan los requisitos de notificación y consentimiento y aplique una excepción. El deber de presentar una declaración y el deber de conservar registros son requisitos distintos. Esta presentación tiene requisitos específicos que conviene tener en cuenta.

Para saber cómo las opciones de plazo de un seguro temporal afectan los libros y la línea de valor en efectivo, consulte nuestra guía sobre la duración del plazo en el seguro de persona clave.

Cómo registrar un beneficio por fallecimiento, un rescate o un préstamo

Cuando se paga un beneficio por fallecimiento, retire del balance general el valor en efectivo de rescate de la póliza. En una póliza con empleador como titular, el beneficio por fallecimiento se excluye de los ingresos solo hasta por las primas y otros montos pagados por el contrato. Por lo tanto, registre cualquier exceso como ingreso o ganancia en el período en que se recibe, salvo que se cumplan los requisitos de notificación y consentimiento y aplique una excepción. Conforme al 26 U.S.C. § 101, los montos pagados por causa del fallecimiento del asegurado generalmente no constituyen ingreso bruto para efectos del impuesto federal sobre la renta. El IRS explica la regla general en su página sobre los pagos del seguro de vida. Los intereses pagados sobre los montos dejados en custodia de la aseguradora son gravables, así que llévelos por separado.

El tratamiento fiscal depende todavía de la póliza y de la posición fiscal de la empresa. Comuníquese con nuestro equipo para revisar el asiento antes de registrarlo.

Un rescate o un préstamo sobre la póliza modifica tanto la línea de activos como la de pasivos. La norma de préstamos sobre pólizas de Florida, en la Fla. Stat. § 627.458, se aplica solo después de que la póliza tenga un valor en efectivo de rescate y mientras no haya una prima en mora. En Florida, la ley exige que el valor de préstamo de una póliza sea, como mínimo, igual a su valor en efectivo de rescate al cierre del año de póliza en curso. La aseguradora puede descontar de ese valor, o de la suma prestada, cualquier deuda existente que aún no se haya restado, incluidos los intereses acumulados todavía no vencidos, el saldo impago de la prima del año de póliza en curso y los intereses del préstamo hasta el final de ese año. Esta regla no rige para las pólizas de seguro a término ni para los beneficios de seguro a término agregados mediante cláusulas adicionales o disposiciones suplementarias. La aseguradora puede diferir la concesión de un préstamo, distinto del pago de una prima a la aseguradora, durante seis meses desde la solicitud.

Hable con nuestro equipo sobre su póliza de persona clave

Si heredó una póliza de persona clave tras la salida de un socio, o si un contador le ha preguntado cómo registrar primas que nadie ha dividido, no tiene que resolverlo solo. Nuestro equipo ofrece una revisión de su caso sobre la póliza y sus registros contables. Una revisión de su caso es un servicio remunerado, y los honorarios se divulgan por escrito antes de iniciar cualquier trabajo.

Para consultar sobre una revisión de su caso, comuníquese con nuestra oficina y revisaremos con usted la póliza, el estado y el libro mayor.

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