¿Quién paga la prima del seguro de persona clave? Lo que cambia en sus impuestos

¿Quién paga las primas del seguro de persona clave? Contabilidad e impuestos

Por lo general, la empresa paga la prima de una póliza de persona clave. La compañía es la titular de la póliza, paga la prima y recibe el beneficio por fallecimiento. Esta estructura es común, pero no es la única.

Qué es el seguro de persona clave y por qué importa la cuestión de la prima

El seguro de persona clave es un seguro de vida que una empresa contrata sobre alguien cuyo fallecimiento perjudicaría a la compañía. Esa persona suele ser un fundador, un directivo o un empleado clave del que depende el negocio.

Toda póliza involucra tres funciones:

• Titular de la póliza: la persona o entidad que controla la póliza.
• Pagador de la prima: la persona o entidad que paga cada prima.
• Beneficiario: la persona o entidad que recibe el beneficio por fallecimiento.

Estas funciones pueden recaer en partes distintas. Cada desajuste cambia los registros contables y la declaración de impuestos.

La ley de Florida establece una condición del lado de la empresa. Un negocio solo puede asegurar a una persona clave si esta da su consentimiento por escrito antes de que se contrate la póliza. Fla. Stat. § 627.404 también prohíbe que la empresa sancione a una persona clave que se niegue. Según la ley federal, los beneficios por fallecimiento generalmente no constituyen ingreso bruto. 26 U.S.C. § 101(a) establece esa regla general.

Opción uno: la empresa paga la prima

Cuando la empresa es titular de la póliza, paga la prima y es la beneficiaria, la prima es un costo de la empresa. El contador registra cada pago según el tipo de póliza.

El seguro de vida temporal cubre un período determinado y no acumula valor en efectivo. La mayoría de los contadores registran las primas de los seguros temporales como gasto en el período en que se pagan.

La cobertura permanente, como el seguro de vida entera, funciona de otra manera. Una parte de cada prima genera valor en efectivo. Ese valor en efectivo es un activo en el balance, no un gasto. El estado anual de la aseguradora muestra cuánto valor se ha acumulado, y los registros deben coincidir con esa cifra.

Dos pólizas con la misma prima anual pueden generar asientos distintos. Una puede ir íntegramente al gasto, mientras que la otra se divide entre gasto y activo. Los asientos exactos dependen de las circunstancias, incluido el diseño de la póliza y la forma en que la empresa la controla.

Tratamiento fiscal de las primas pagadas por la empresa

En la mayoría de los casos de pólizas de persona clave de propiedad de la empresa, esta no puede deducir la prima. La ley federal no permite deducir las primas de seguros de vida cuando el contribuyente es, directa o indirectamente, el beneficiario. IRC § 264(a)(1) establece esa regla.

Muchos propietarios no entienden bien este punto. Una prima que no es deducible debe registrarse igualmente de forma correcta. Mantenga ese importe separado de los gastos empresariales ordinarios para que la declaración coincida con el libro mayor.

La declaración federal puede añadir una segunda capa de obligaciones. En el caso de ciertos contratos de seguro de vida de propiedad del empleador, el tenedor de la póliza debe presentar una declaración. Esa declaración indica el número de empleados, cuántos están asegurados, la cobertura total vigente, el nombre, la dirección, el número de identificación del contribuyente y el tipo de negocio del tenedor de la póliza, y si cada empleado asegurado ha dado un consentimiento válido (o cuántos no lo han dado). El tenedor de la póliza también debe conservar los registros necesarios para determinar si se cumplen los requisitos de esta sección del IRC. IRC § 6039I establece esas obligaciones.

La misma prima puede verse distinta en los libros y en la declaración de impuestos. Lleve el seguimiento de ambas perspectivas desde el primer pago. Reconstruirlas en la temporada de impuestos es más difícil y aumenta el riesgo de errores.

Opción dos: el propietario paga la prima personalmente

Cuando el propietario paga la prima con fondos personales, la prima queda fuera de los libros de la empresa. La empresa no debe registrar ese pago como gasto propio. Hacerlo mezcla dinero personal con dinero del negocio.

Una variante habitual es que la empresa pague primero y reembolse después al propietario. Cada flujo necesita un rastro documental. Conserve un acuerdo por escrito o una resolución de la junta directiva o de los accionistas. Guarde el comprobante bancario de cada pago.

Los reembolsos pueden tener tratamientos de declaración distintos. Un pago puede considerarse una compensación, una aportación de un accionista o un préstamo del propietario. Cada tratamiento tiene sus propias reglas de declaración. Defina la categoría antes del primer pago, no después de presentar la declaración.

La titularidad también importa. Si el propietario tiene la póliza a título personal, él la controla y designa al beneficiario. Esas decisiones deben coincidir con lo que la empresa pretende.

Valor de rescate en efectivo, préstamos sobre la póliza e informes de fin de año

El valor de rescate en efectivo es el importe que pagaría una póliza permanente si el tenedor la cancelara. El estado anual de la aseguradora muestra esta cifra. El asiento de fin de año debe coincidir con ella.

Mantenga separados los valores garantizados y los no garantizados. Los valores garantizados figuran en la póliza. Las cifras no garantizadas, incluidas las proyecciones, no están garantizadas. Un dividendo, cuando una póliza lo paga, tampoco está garantizado. Los registros y los resúmenes deben indicarlo.

Los préstamos sobre la póliza cambian el panorama. El préstamo se limita al valor de préstamo de la póliza. Fla. Stat. § 627.458 establece esas reglas. Un préstamo reduce el valor neto que la empresa puede reclamar, por lo que debe llevar el seguimiento del saldo del préstamo y de los intereses cada año.

Tenga también presente la regla de aviso. Si la deuda total de la póliza iguala o supera el valor de préstamo, la póliza puede terminarse. La aseguradora debe enviar primero un aviso por correo con al menos 30 días de antelación. Esa disposición sobre préstamos no se aplica a las pólizas temporales.

Cómo crear un expediente contable ordenado de la póliza

Un expediente ordenado responde a tres preguntas: quién pagó, por qué concepto y dónde se registró. Comience con estos documentos:

• la póliza y la solicitud
• la designación del beneficiario
• las aprobaciones de la junta directiva o de los accionistas
• el consentimiento firmado y por escrito de la persona clave
• cada factura de prima y la prueba de pago

Conserve el consentimiento firmado en el expediente. Florida lo exige antes de contratar la póliza, así que un formulario que falte es una laguna real. Fla. Stat. § 627.404 establece ese requisito para las pólizas individuales: el asegurado debe solicitar o consentir por escrito en la fecha de celebración del contrato o antes. Quedan excluidos los contratos de funeral prepagados, los seguros de vida colectivos y las pólizas colectivas o generales de accidentes, salud o invalidez.

A continuación, elabore un libro de primas. Cada línea debe mostrar la fecha, el importe, quién pagó, qué cuenta recibió el asiento y cualquier reembolso. Indique el titular de la póliza y el beneficiario en cada línea. El expediente debe tener sentido sin necesidad de tener a la mano la póliza en papel.

Antes de cerrar el ejercicio, compare el libro con los estados de la aseguradora. Las discrepancias son más fáciles de corregir dentro del mismo año que años después.

Qué cambia si el empleado clave se marcha o si se vende la empresa

Una salida o una venta puede cambiar quién es titular de la póliza y quién debe pagar la siguiente prima. Planifique estos cambios antes de que ocurran.

Si un empleado clave se marcha, la empresa puede conservar la póliza, cancelarla o transferirla. La guía sobre la salida de un empleado clave explica estas opciones con más detalle.

Las transferencias tienen sus propias consecuencias. La ley federal limita la exclusión fiscal cuando una póliza de vida se transfiere por una contraprestación valiosa. IRC § 101 establece ese límite. La guía sobre la titularidad de la póliza en una venta de empresa explica el aspecto de la titularidad.

Los acuerdos de compraventa entre socios se revisan por separado. Pueden usar un seguro de vida para financiar la compra de la participación. Planifique la póliza y el acuerdo juntos, y antes de cualquier transferencia.

Programe una revisión de su caso para decidir quién paga

Si está contratando una póliza de persona clave o ordenando asientos antiguos de primas, comience con una revisión de su caso. Los propietarios que pagaron primas sin un registro claro de quién las pagó pueden tener dificultades para aclarar los libros. Un contador al que se le pide registrar una nueva póliza se enfrenta a la misma pregunta.

Contacte con NR CPAs & Business Advisors para programar una revisión de su caso sobre la póliza, la estructura de titularidad y el plan contable.

El seguro se ofrece a través de Nischay Rawal, agente de seguros con licencia en Florida. El seguro se ofrece por separado de la práctica contable de la firma.

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