¿Necesita el consentimiento de su empleado para asegurar su vida?

Seguro de persona clave: ¿Se necesita el consentimiento del empleado?

¿Está pensando en contratar un seguro de vida sobre un empleado clave? Quizá se pregunte si puede prescindir de la firma del empleado. En general, no puede, porque la ley de Florida condiciona el derecho de la empresa a asegurar a esa persona a que antes se otorgue un consentimiento por escrito.

La respuesta corta: sí, en general se requiere consentimiento por escrito

Por lo general, una empresa necesita el consentimiento por escrito del empleado antes de solicitar un seguro de vida sobre él. Según el Fla. Stat. § 627.404, una entidad empresarial tiene un interés asegurable en la vida, el cuerpo y la salud de sus propietarios, directores, funcionarios, socios, gerentes y empleados o personas clave, siempre que el consentimiento se obtenga por escrito de esos empleados o personas clave antes de adquirir el seguro. A estos efectos, un “empleado clave” o “persona clave” es una persona cuyo puesto o remuneración se describe en el IRC § 101(j)(2)(A)(ii). La definición de entidad empresarial de la ley incluye, entre otras, las empresas conjuntas, las sociedades colectivas, las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada y los fideicomisos comerciales.

No es un paso que pueda completarse más adelante.

Esta página trata del seguro de persona clave, en el que la empresa es la propietaria de la póliza y figura como beneficiaria. Nuestra página de seguro de persona clave explica cómo encaja esa estructura en una empresa. El seguro personal que una persona contrata sobre su propia vida es una situación distinta y queda fuera de esta página.

Por qué las aseguradoras piden el consentimiento por escrito del empleado

Las aseguradoras lo piden porque una póliza sobre la vida de una persona necesita el acuerdo de esa persona. La misma ley establece que un contrato que asegura a una persona no puede ejecutarse a menos que dicha persona lo solicite o consienta por escrito en el momento de celebrarse el contrato o antes. El seguro de vida colectivo es una de las excepciones previstas.

La ley también pregunta si la empresa tiene un interés real en la vida de esa persona. En el caso de un empleado clave, ese interés solo cuenta después de que el empleado haya dado su consentimiento por escrito antes de la compra. El consentimiento es el vínculo que permite a la empresa asegurar la vida de otra persona.

El interés asegurable no tiene que existir después de que comience la cobertura, pero el consentimiento por escrito debe obtenerse antes de adquirir el seguro. El IRC § 6039I exige que un titular de póliza aplicable que posea contratos de seguro de vida contratados por el empleador, emitidos después de la promulgación de esa sección el 17 de agosto de 2006, presente una declaración cada año en que posea esos contratos y conserve los registros necesarios para determinar si se cumplen los requisitos del § 6039I y del § 101(j). La empresa debe presentar una declaración que indique si cuenta con un consentimiento válido de cada empleado asegurado o cuántos empleados no lo tenían, y debe conservar los registros. Véase 26 U.S.C. § 6039I.

Qué suele cubrir el consentimiento

Según el 26 U.S.C. § 101(j)(4), la cobertura contratada por el empleador exige notificación por escrito del valor nominal máximo, consentimiento por escrito para ser asegurado (incluida la indicación de que la cobertura puede continuar después de terminar la relación laboral) y notificación por escrito de que la empresa será la beneficiaria. Según el 26 U.S.C. § 101, para que la cobertura contratada por el empleador cumpla los requisitos de notificación y consentimiento, el empleado debe ser informado por escrito, antes de emitirse el contrato, de la cantidad máxima por la que la empresa podría asegurarlo; debe consentir por escrito a ser asegurado, y debe ser informado por escrito de que la empresa será beneficiaria. Según el 26 U.S.C. § 101, el consentimiento por escrito también debe indicar que la cobertura puede continuar después de que el empleado deje su empleo.

Según el 26 U.S.C. § 101, el consentimiento por escrito es necesario para que la cobertura contratada por el empleador cumpla los requisitos de notificación y consentimiento del párrafo (4) que dan derecho a la excepción; por tanto, un acuerdo verbal no basta para ese fin. La firma del empleado en la solicitud puede contar como consentimiento por escrito según el Fla. Stat. § 627.404, así que lea lo que firma.

Espere que la solicitud incluya preguntas de salud. La aseguradora revisa las respuestas y decide si emite la póliza y en qué condiciones. Los errores en la edad o el sexo del asegurado también importan. Según el Fla. Stat. § 627.456, si se determina que la edad o el sexo del asegurado se declaró incorrectamente, el beneficio pasa a ser lo que la prima habría comprado con la edad o el sexo correctos.

Qué ocurre si la empresa solicita el seguro sin consentimiento

Según el Fla. Stat. § 627.404(1), cualquier persona con capacidad legal puede contratar un contrato de seguro sobre su propia vida o cuerpo en beneficio de cualquier persona. Sin embargo, ninguna persona puede contratar, ni hacer que se contrate, un contrato de seguro sobre la vida o el cuerpo de otra persona, a menos que los beneficios del contrato sean pagaderos al asegurado, a sus representantes personales o a una persona que tuviera un interés asegurable en el asegurado en el momento de celebrarse el contrato; ese interés asegurable no tiene que existir después de la fecha de inicio de la cobertura según el contrato. Según el § 627.404(4), si un beneficiario, cesionario u otra persona que recibe el pago recibe prestaciones de la aseguradora, por causa de la muerte, lesión o incapacidad del asegurado, en virtud de un contrato celebrado por una persona que carecía de interés asegurable en el asegurado en el momento de celebrarse el contrato, el asegurado, su representante personal u otro agente legalmente autorizado puede iniciar una acción para recuperar esas prestaciones de quien las reciba. Por lo general, la póliza no puede seguir adelante sobre esa base.

Una falta de consentimiento rompe ese vínculo.

Si ya se están pagando primas, atienda de inmediato la falta de consentimiento. Resuélvala antes de depender de la póliza.

Del consentimiento firmado a la póliza emitida

En el seguro de persona clave, la empresa es la propietaria de la póliza y figura como beneficiaria. El orden habitual va del consentimiento a la solicitud, luego a la suscripción y, por último, a la emisión.

1. La empresa y el empleado firman el consentimiento.
2. La solicitud se envía a la aseguradora junto con el consentimiento firmado.
3. La aseguradora evalúa el expediente, incluidas la solicitud y las respuestas de salud.
4. Si se aprueba, la aseguradora emite la póliza.

La firma del empleado no cambia quién es el propietario de la póliza. Lo es la empresa, que recibe el beneficio por fallecimiento como beneficiaria.

La parte fiscal es breve. Según el 26 U.S.C. § 264, no se permite deducción alguna por las primas de una póliza de seguro de vida si el contribuyente es, directa o indirectamente, beneficiario de ella. Por tanto, la empresa generalmente no puede deducir esas primas. Según el 26 U.S.C. § 101(j)(1), el monto de los beneficios por fallecimiento que un titular de póliza aplicable puede excluir de sus ingresos brutos, en virtud de un contrato de seguro de vida contratado por el empleador, no puede superar la suma de las primas y otros montos que haya pagado por el contrato. Las excepciones del § 101(j)(2) que desactivan ese límite solo están disponibles si se cumplen los requisitos de notificación y consentimiento del § 101(j)(4) antes de emitirse el contrato; por ello, si faltan esos requisitos, los beneficios pueden quedar gravados por encima de ese monto.

Las primas, las condiciones y cualquier cambio por edad provienen del contrato emitido por la aseguradora. Confírmelos durante el proceso y planifique los pagos de primas dentro de su flujo de caja antes de comprometerse.

Preguntas relacionadas que suelen hacer los propietarios de empresas

Las siguientes preguntas suelen referirse a cómo encaja la póliza en la empresa, a la planificación patrimonial y a los propietarios que residen en el extranjero. Lea seguro de vida para planificación patrimonial para saber cómo los beneficios de la póliza pueden interactuar con el impuesto federal sobre el patrimonio (estate tax). Los propietarios con accionistas en el extranjero o con empleados clave que viajan pueden leer seguro de vida para NRI y la página fallecimiento durante un viaje al extranjero.

Conversemos sobre la situación de su empleado clave

Si el trabajo, las relaciones con los clientes o los conocimientos de un empleado clave mantienen en funcionamiento su empresa, es posible que le preocupe una póliza sobre la vida de esa persona. Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, puede explicarle el formulario de consentimiento y los pasos desde la solicitud hasta la emisión. El seguro lo ofrece el agente con licencia, por separado de la práctica de contabilidad. Comuníquese a través de la página de contacto de NR CPAs & Business Advisors para programar una revisión de su caso para su empresa.