Cómo Registrar las Primas del Seguro de Personas Clave en Florida

Registrar las primas de seguro de personas clave en los libros: guía para Florida

Las primas del seguro de personas clave se registran en los libros según dos datos: quién es el propietario de la póliza y quién es el beneficiario. Que la póliza sea temporal o permanente determina entonces cómo se divide cada pago. Las primas temporales suelen cargarse a gasto en el periodo que cubren. Las primas permanentes pueden dividirse entre gasto y un activo de valor en efectivo.

El seguro de personas clave es un seguro de vida que una empresa contrata sobre un propietario o un empleado clave. Según el Insurance Information Institute, este seguro compensa a la empresa por las pérdidas financieras causadas por la muerte o la incapacidad de un empleado clave.

Esta guía explica cada caso con palabras sencillas. Está dirigida a propietarios de negocios, contadores de libros y controllers. NR CPAs & Business Advisors es una firma de CPA de Miami. Los puntos contables que aquí se exponen son de carácter general, y su CPA debe confirmar el tratamiento que corresponde a su póliza específica.

Por qué la propiedad y el beneficiario determinan el asiento

El propietario y el beneficiario determinan dónde se registra una prima en los libros. Una póliza que es propiedad de la empresa, y que la empresa designa como beneficiaria, se trata de forma distinta a una póliza que es propiedad de una persona física.

Cuando la empresa es propietaria de la póliza, paga la prima y cobra el beneficio por fallecimiento, la prima es un costo de la empresa, que se registra en sus libros. Cuando una persona física es propietaria de la póliza y paga con fondos personales, la prima normalmente no aparece en los libros de la empresa.

Hay cuatro términos que aparecen con frecuencia:

• Prima es el importe que usted paga a la aseguradora para mantener vigente la cobertura.
• Valor de rescate en efectivo es el valor en efectivo de un contrato determinado sin tener en cuenta ningún cargo por rescate, préstamo sobre la póliza ni dividendos razonables de terminación. Las pólizas temporales no lo generan.
• Préstamo sobre la póliza es dinero que se toma prestado de la aseguradora, con la póliza como garantía.
• Beneficio por fallecimiento es el importe que la aseguradora paga cuando fallece la persona asegurada.

Para que una empresa contrate una cobertura sobre una persona clave, la ley de Florida exige el consentimiento por escrito de esa persona antes de la compra. El estatuto de interés asegurable de Florida establece esa regla.

¿Es nuevo en esta cobertura? La guía del seguro de personas clave explica cómo funciona.

Registrar las primas del seguro de vida temporal como gasto

Las primas temporales suelen registrarse como gasto de seguro en el periodo que cubren. La cobertura temporal se extiende durante un plazo determinado y no genera valor en efectivo. Por lo tanto, no hay activo que registrar.

Una prima mensual pagada en enero se registra con un asiento sencillo:

• Debe: gasto de seguro de enero
• Haber: caja, por el mismo importe

Si paga un año completo por adelantado, registre el pago como un activo pagado por anticipado. Después, traslade a gasto una doceava parte cada mes. Haga coincidir cada asiento con los meses que cubre la prima. No la registre simplemente en el mes en que se pagó la factura.

El importe de la prima depende de la edad, el estado de salud, el capital asegurado y el tipo de póliza de la persona asegurada. Utilice la cifra que figura en el estado de cuenta de la aseguradora, no una estimación. Si el importe cambia, registre la nueva cifra desde la fecha en que sea aplicable.

La Guía del comprador de seguros de vida de la NAIC explica el seguro de vida temporal y el permanente en un lenguaje sencillo. Esa diferencia es la que determina el registro contable. Tenga presente esa distinción antes de hacer cualquier asiento.

Registrar las primas de pólizas permanentes y el valor de rescate en efectivo

Las pólizas permanentes, como el seguro de vida entera, generan valor de rescate en efectivo. Por eso, una sola prima puede cumplir dos funciones: una parte paga la cobertura y otra parte aumenta el valor en efectivo de la póliza.

Muchos contadores dividen el asiento de esta manera:

• Debe: gasto de seguro, por la porción correspondiente al costo de la cobertura
• Debe: activo de valor de rescate en efectivo, por la porción correspondiente al valor en efectivo
• Haber: caja, por la prima completa

La división debe basarse en cifras de la aseguradora, no en una suposición. Solicite a la aseguradora un estado anual que muestre el valor de rescate en efectivo y el costo de la cobertura. Use ese estado para fijar la división de cada año.

Para considerarse un seguro de vida a efectos del impuesto federal sobre la renta, un contrato debe cumplir los requisitos de la IRC § 7702. Una de esas pruebas limita hasta qué nivel puede llegar el valor de rescate en efectivo según las condiciones del contrato. Esa es una de las razones para vincular el saldo del activo al estado de la aseguradora.

Registre los valores garantizados y los valores no garantizados en líneas separadas. Las cifras ilustrativas no son garantías. Muéstrelas con sus límites indicados y nunca registre una cifra proyectada como un saldo conocido.

Préstamos sobre la póliza, valor de rescate en efectivo e informe de cierre de año

Un préstamo sobre la póliza no reduce el valor de rescate neto en efectivo utilizado en la definición fiscal, que se determina sin tener en cuenta ningún préstamo sobre la póliza; por eso, verifique por separado el saldo del préstamo al cierre del año. Los intereses del préstamo que no se hayan pagado se suman a la deuda. Revise ambos al cierre del año.

El estatuto de Florida sobre préstamos sobre pólizas establece mecanismos que importan para los libros. Una vez que una póliza tiene valor de rescate en efectivo y no hay ninguna prima en mora, la póliza debe prever que la aseguradora concederá préstamos sobre ella, cediéndola o pignorándola como única garantía. El valor del préstamo debe ser al menos igual al valor de rescate en efectivo al final del año de póliza en curso, menos las deducciones enumeradas. La aseguradora puede aplazar la concesión de un préstamo, salvo un préstamo utilizado para pagar una prima a la aseguradora, durante seis meses desde la solicitud. El estatuto de Florida sobre préstamos sobre pólizas establece estas reglas.

Si la deuda total alcanza el valor del préstamo, la póliza puede terminarse, pero solo después de que se haya enviado por correo un aviso con al menos 30 días de antelación. Ese estatuto no se aplica a las pólizas temporales.

Las normas federales también son importantes. La IRC § 264 impide, por regla general, la deducción de intereses por préstamos contra pólizas de seguro de vida que el contribuyente posea, en cualquier caso de persona física.

Pasos de cierre de año:

• Confirme el valor de rescate en efectivo con el estado de la aseguradora.
• Registre los intereses devengados del préstamo.
• Verifique que el saldo del activo coincida con el estado.

Tratamiento fiscal: los asientos contables no siempre coinciden con la declaración de impuestos

Los libros y la declaración de impuestos pueden tratar de forma diferente la misma prima. Los asientos contables siguen la información financiera. El tratamiento fiscal sigue la legislación federal y los hechos concretos de la póliza.

La legislación federal considera, por lo general, que los beneficios por fallecimiento no constituyen ingreso bruto.

Que la empresa pueda deducir una prima depende de los hechos. La propiedad, el beneficiario y el tipo de póliza son todos determinantes. Confirme el tratamiento fiscal de la prima con su CPA antes de presentar la declaración.

La empresa también debe conservar registros que demuestren que cumple las normas.

El seguro de convenio de compraventa entre socios es un instrumento distinto. Puede plantear sus propias cuestiones fiscales y contables, por lo que no debe suponer que se aplican los mismos asientos.

Cuando el propietario paga la prima personalmente

Si el propietario paga personalmente una prima de una póliza de la que es propietario, los libros de la empresa no registran esa prima. El pago pertenece a los registros personales del propietario.

Los problemas empiezan cuando el dinero se traslada entre el propietario y la empresa sin documentación. Una empresa que paga una prima y que después recibe el reembolso del propietario necesita asientos que reflejen ese flujo. Un reembolso no es lo mismo que un pago de la empresa, por lo que los asientos son diferentes.

Ponga por escrito el acuerdo antes del primer pago. Conserve un acuerdo breve o una nota que indique quién es el propietario de la póliza, quién pagó y cómo se realizará cualquier devolución. Las transferencias no documentadas generan preguntas sobre la información financiera más adelante.

Decida quién paga teniendo en cuenta la propiedad de la póliza. La facilidad contable no debe determinar esa elección. Una estructura que parece sencilla sobre el papel puede generar preguntas cuando se revisan los libros.

Crear un expediente contable ordenado para la póliza

Mantenga un expediente para cada póliza. Incluya la solicitud, el contrato de la póliza, cada factura de prima, el justificante de pago y cada estado anual.

Añada un cuadro de la póliza que enumere el número de póliza, el nombre de la aseguradora, la persona asegurada, el propietario, el beneficiario y el tipo de póliza. Actualícelo cada año y compárelo con el contrato.

Añada un resumen anual de movimientos que muestre el valor de rescate en efectivo inicial, las primas pagadas, los préstamos concedidos o reembolsados, los intereses devengados y el saldo final. Muestre los valores garantizados y no garantizados en líneas separadas, tal como los presenta el estado de la aseguradora.

Si su empresa es propietaria de pólizas sobre varios empleados, el expediente también debe contener los registros necesarios para las normas de información sobre pólizas de propiedad del empleador descritas anteriormente. Guarde el expediente en un lugar al que puedan acceder tanto su contable como su CPA. Un nuevo contable debe poder entender la póliza solo con el expediente.

Preguntas frecuentes sobre el registro de primas de personas clave

Las primas temporales van a gasto, y las primas permanentes pueden dividirse entre gasto y valor de rescate en efectivo. Haga coincidir el asiento con el tipo de póliza.

Hable con Nischay Rawal sobre los libros de su póliza

Si es propietario de una póliza de persona clave y tiene preguntas sobre sus condiciones de cobertura, una revisión de su caso con nuestro equipo es un buen punto de partida. También puede serlo si un préstamo sobre la póliza aparece en un estado sin un asiento claro.

Quizá no esté seguro de si un pago debe ir en la línea de gasto, en la de activo o en los registros personales del propietario. Estas cuestiones son más fáciles de resolver con el contrato y los estados de la póliza a la mano.

Contacte con NR CPAs & Business Advisors para concertar una revisión de su caso de su póliza de persona clave.

El seguro se ofrece a través del agente con licencia, por separado de la práctica de contabilidad. Nischay Rawal es el agente de seguros con licencia responsable de esta página.