Cobertura de persona clave por lucro cesante: ¿cuántos meses de ganancias perdidas debe reemplazar el seguro?

Seguro de persona clave: ¿cuántos meses de utilidad perdida?

No existe un número único de meses que sirva para todas las empresas. En la mayoría de los negocios, la cifra surge del propio calendario de la empresa: cuánto tarda en reclutar y capacitar a un reemplazo, y cuánto tarda en recuperarse el ingreso. Esta página explica un método sencillo para fijar esa cifra. Es una estimación práctica, no una promesa de lo que pagará una póliza ni de cómo le irá al negocio.

Por qué la pregunta trata de meses y no solo de una cifra en dólares

Los meses que elija determinan el monto en dólares. Multiplique la utilidad neta mensual perdida por la cantidad de meses, y obtendrá la cifra de cobertura objetivo.

Muchos propietarios preguntan “cuánto” y pasan por alto “por cuánto tiempo”. Un beneficio elevado puede parecer suficiente, hasta que se compara con los meses que debe cubrir. Una empresa que puede ascender a alguien internamente en pocas semanas necesita menos meses que una que debe buscar a un director senior de operaciones.

El seguro de persona clave es un seguro de vida sobre un empleado clave, que es propiedad del negocio y del que la empresa es titular. El Insurance Information Institute explica que este seguro compensa a una empresa por las pérdidas financieras causadas por la muerte o la incapacidad de un empleado clave. Según los términos de la póliza, el beneficio por fallecimiento se paga a la empresa. Ese pago ayuda a cubrir una brecha de ingresos. No garantiza que las utilidades se mantengan en los niveles anteriores.

Qué significa “utilidad perdida” en el seguro de persona clave

La utilidad perdida es la utilidad neta que la empresa deja de percibir porque la persona clave ya no está. No es el ingreso bruto total de la empresa.

El ingreso bruto sobrestima la pérdida. Algunos costos se detienen o se trasladan cuando esa persona se va. Las comisiones ligadas únicamente a las ventas de esa persona son un ejemplo. El alquiler, los pagos de préstamos y la nómina de otro personal normalmente continúan, así que siguen restando a la utilidad.

Comience con la utilidad neta mensual de la empresa en los últimos 12 meses. Luego estime qué parte de esa utilidad depende del trabajo de la persona clave. Esa cifra mensual es la que debe usar en el método que se explica a continuación. Un CPA puede ayudar a documentar esas cifras de origen a partir de los propios libros de la empresa. Nuestro equipo puede ayudar a reunirlas para su revisión.

Un método paso a paso para contar los meses

Sume cuatro estimaciones. El total es la cantidad de meses que debe cubrir.

Paso 1: Reclutamiento. Estime el tiempo necesario para buscar un reemplazo. Incluya la publicación de la vacante, las entrevistas, las ofertas y cualquier periodo de preaviso que el nuevo empleado deba a su empleador actual.

Paso 2: Capacitación. Estime el tiempo que tarda el reemplazo en alcanzar un nivel productivo. Cuente los meses que necesita para aprender los sistemas, los clientes y las decisiones centrales del puesto.

Paso 3: Recuperación. Estime cuánto tardan el ingreso y las relaciones con los clientes en volver a los niveles anteriores una vez que la nueva persona comienza. Este paso suele ser el más largo, sobre todo cuando la persona clave tenía las relaciones con los clientes.

Paso 4: Reserva. Agregue un margen para los meses en que la empresa pueda tener costos adicionales o presión de caja durante la transición.

Convierta el total en meses. Trate el resultado como una estimación. Revísela a medida que cambien la dotación de personal, los ingresos o la base de clientes de la empresa.

Un ejemplo trabajado con cifras hipotéticas claramente identificadas

El siguiente ejemplo usa cifras inventadas para una empresa hipotética, “Example Manufacturing Co.”. No es una empresa real y no muestra un resultado que alcanzará algún negocio.

Supongamos que el trabajo de la persona clave sostiene $12,000 de utilidad neta cada mes. El propietario estima estos pasos:

• Reclutamiento: 4 meses
• Capacitación: 3 meses
• Recuperación: 3 meses
• Reserva: 2 meses

El total es de 12 meses. Al multiplicar 12 meses por $12,000 mensuales, el objetivo es de $144,000.

Una empresa con un proceso de contratación más rápido, o con una persona clave cuyos clientes permanecen con el negocio, obtendría un conteo distinto. Los hechos de otra empresa producirían una cifra diferente. El ejemplo muestra la aritmética, no un punto de referencia.

Factores que suben o bajan la cifra

Varios factores pueden aumentar o reducir el conteo.

Deuda del negocio. Las condiciones de un préstamo pueden exigir que la empresa mantenga al día ciertos pagos durante la transición. Esos pagos aumentan el paso de reserva.

Relaciones con clientes y conocimiento especializado. Si la persona clave maneja el embudo de ventas o un conocimiento especializado, el paso de recuperación suele alargarse.

Estacionalidad. La ausencia de una persona clave justo antes de una temporada alta puede costar más que la misma ausencia en un mes tranquilo. El momento importa tanto como la duración.

Tamaño de la empresa y sector. Una pequeña firma con un solo operador clave puede enfrentar un calendario distinto al de una empresa más grande con varios gerentes.

La cifra correcta depende de los hechos de cada empresa. Fíjela con base en los registros de la empresa, no con una regla general.

Propiedad, primas y beneficiario: mantener clara la estructura

En la estructura habitual, la empresa es propietaria de la póliza, paga las primas y figura como beneficiaria. El beneficio entonces va al negocio. Tenga presente la estructura de propiedad al dimensionar la cobertura. Conozca cómo se registran en los libros los pagos de primas de pólizas de propiedad de la empresa. También conozca qué cambia cuando una póliza se transfiere durante la venta de una empresa.

La ley de Florida agrega un paso de consentimiento. Según el Fla. Stat. § 627.404, un negocio puede asegurar a una persona clave si esta otorga su consentimiento por escrito antes de que se compre el seguro. El negocio no puede tomar represalias contra una persona clave que se niegue a dar su consentimiento.

Para efectos del impuesto federal, el 26 U.S.C. § 101(a) generalmente excluye del ingreso bruto los montos del seguro de vida pagados por causa del fallecimiento del asegurado. La ley enumera excepciones, por lo que el resultado fiscal depende de la póliza y de los hechos.

El seguro lo ofrece Nischay Rawal, agente de seguros con licencia, quien recibe comisión por las pólizas vendidas. Antes de cualquier contratación, la firma divulga por escrito esta comisión, con detalles completos de la compensación, en una carta de contratación que el cliente firma. El seguro se ofrece por separado de la práctica de contabilidad de la firma. Él tiene licencia en Florida.

Revisar la cifra a medida que cambia el negocio

Los meses que necesita pueden cambiar cuando cambian las funciones de la persona clave, la combinación de ingresos o la dotación de personal. Revise la cifra después de una promoción, de un nuevo cliente importante o de un cambio en el rol del propietario. La misma revisión sirve cuando la partida de un empleado clave dejaría a la empresa con déficit. Planificar para un empleado clave que se retira describe con más detalle ese periodo de recuperación.

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